Hvad er arbejdsgangsanalyse?
Workflow-analyse indebærer gennemgang af alle processer i en virksomhed med henblik på at identificere ineffektivitet og anbefale forbedringer. Arbejdet begynder med at etablere ønskede resultater fra analysen med en virksomheds seniorledere. Analytikere interagerer derefter med virksomhedens medarbejdere for at dokumentere den aktuelle status for forretningsprocesser i firmaet. Den sidste fase af arbejdsgangsanalyse er anbefalingen om processer, der skal ændres, automatiseres eller efterlades på plads i overensstemmelse med de angivne mål.
En typisk virksomhed søger løbende at forbedre sine processer, og to primære faktorer fører til, at virksomheder foretager en workflow-analyse. For det første kan løbende teknologiske fremskridt tilbyde mere effektive og billigere måder at drive forretning på, og virksomheder vælger ofte at gennemgå processer med henblik på at automatisere dem eller inkorporere den nyeste teknologi. For det andet er det typisk for såkaldte arvsprocesser at være fast forankret i et firma, hvilket betyder, at en bestemt opgave længe er blevet udført på en bestemt måde og kan overses som en proces med behov for forbedring. Et mål med workflow-analyse er at afsløre sådanne ældre processer.
Eksterne konsulenter kan effektivt udføre en workflow-analyse, da de er eksperter på det og ikke har nogen loyalitet over for nogen bestemt måde at drive forretning på. I indledende interaktion med seniorledere begynder arbejdsgangsanalytikere normalt med interviews for at bestemme, hvordan topledere ser virksomheden i øjeblikket, herunder hvad der fungerer og hvad der ikke er. Analytikere bestemmer derefter den ønskede sluttilstand, som ledere håber at opnå ved hjælp af workflow-analyseprojektet.
Størstedelen af arbejdet i workflow-analyse foregår med uddannede analytikere, der interviewer medarbejdere og vejledere for at dokumentere, hvordan forretningen foregår. Dette inkluderer alle aspekter af en virksomhed, såsom forarbejdning af papirarbejde til salg, samlinger, compliance og menneskelige ressourcer. Det kan også dække produktionsprocesser såsom modtagelse af råvarer eller dele, forarbejdning eller samling af dem og forsendelse af færdigvarer.
Analytikere vil også gennemgå tidsforbrug og indsats brugt på at interagere med kunder, herunder salg og kundeservice. Arbejdsgangsanalyse ser på alt, hvad enhver ansat i virksomheden gør med henblik på at dokumentere, hvordan hver opgave begynder og bevæger sig gennem organisationen.
Efter den indledende dokumentation præsenterer arbejdsgangsanalytikere typisk fund, som lavere niveauer formår at sikre, at resultaterne af analysen stemmer overens med virksomhedens virkelighed. Ved at justere analysen efter behov undersøger analytikerne derefter arbejdsgangen for at identificere områder, hvor processer kan strømline, automatiseres eller begge dele. Disse oplysninger præsenteres derefter normalt for de øverste ledere sammen med anbefalinger til forbedringer.