Hvad er Workflow Management?
Workflow management er et system til overvågning af processen med at videregive information, dokumenter og opgaver fra en medarbejder eller maskine inden for en virksomhed til en anden. Gennem korrekt brug af dette system vil hver af disse ansatte eller maskiner videregive arbejdet på en forudbestemt procedure. Efterhånden som teknologien skrider frem, er meget workflow-styring blevet automatiseret og drager fordel af speciel software til at gøre processen meget glattere.
Håndtering af arbejdsgang korrekt er en vigtig komponent i en virksomhed af forskellige årsager. Den primære fordel ved styring af arbejdsgange er forbedret effektivitet i virksomheden. Ved at automatisere mange af processerne i en virksomhed og etablere en procedure, der konsekvent følges, fjernes unødvendige trin, og hvert medlem af teamet er fuldt ud klar over sit eller hendes ansvar.
Denne metode gør det også lettere at spore medarbejder- og maskinydelse. Når et link i kæden er brudt, er det nemt at gå tilbage og bestemme, hvor dette skete. Derudover tjener arbejdsgangsstyring til at standardisere arbejdsmetoder og sikre, at enhver medarbejder, der arbejder på samme niveau, udfører den samme funktion.
Det forbedrer også kundeservice. Ved at tilvejebringe et konsistent produkt eller service, der er forudsigelig på alle niveauer, giver workflow management kunden mulighed for at føle sig fuldstændig involveret i hele processen og i stand til at få svar på vigtige spørgsmål på en rettidig måde. Dette kan igen øge virksomhedens overskud, da glade kunder kommer tilbage til gentagne forretninger.
Workflow management hjælper også virksomheder med at finde måder at forbedre deres produktions- eller serviceproces. Ved at strømline de ansattes ansvar og tydeliggøre hver medarbejders og maskinens roller i processen, kan virksomheden lettere bestemme, hvor forbedringer kan gøres for at øge effektiviteten og for at forbedre kvaliteten af produktet eller tjenesten.
Ved at bruge specialiseret workflow-software nyder virksomhederne også øget fleksibilitet. Ved at spore processer med software og indtaste forskellige alternative scenarier kan virksomheden lettere bestemme levedygtige muligheder for forbedring. Derudover kan softwaren bruges til at undersøge en lille komponent af workflow eller workflow på virksomhedsniveau. Dette er især nyttigt for store virksomheder, der kan have flere fabrikker eller kontorer spredt over hele landet eller verdenen.