Hvad er styring af arbejdsprocesser?
Arbejdsprocesstyring er et udtryk, der bruges i informationsteknologi (IT) og forretningsprocessestyring til at beskrive alle de trin og infrastruktur, der kræves for at oprette og betjene en elektronisk arbejdsproces. En arbejdsproces er en række trin eller opgaver, der skal udføres af forskellige områder af organisationen. Ideelt set udføres denne proces ved hjælp af computersoftwareværktøjer til at øge effektivitet, gennemsigtighed og omdrejningstid.
Selvom udtrykket er ret langt, er de fleste mennesker meget fortrolige med begrebet en arbejdsgang. Et simpelt eksempel er en anmodning om refusion af udgifter. Den medarbejder, der har afholdt udgiften, udfylder en formular med alle de oplysninger, han eller hun har, og sender den derefter til sin leder. Lederen gennemgår detaljerne, tilføjer yderligere oplysninger og angiver godkendelse eller afvisning af anmodningen. Hvis anmodningen godkendes, sendes den til regnskabsafdelingen til behandling og betaling. Hvis det nægtes, returneres det til medarbejderen, typisk med en forklaringsnotat.
Workflow-processstyring henviser til værktøjer og computersoftware, der bruges til at oprette, implementere og understøtte denne proces. Dette er typisk en kombination af hardware, infrastruktur og software. Det nødvendige værktøj og udstyr afhænger af organisationens størrelse og leveringsmetode. Traditionelt var disse værktøjer begrænset til specifikke brugere, men ændringer i teknologi har gjort det muligt at levere workflow-værktøjer via Internettet.
Den hardware og infrastruktur, der kræves til styring af workflow-processer, er primært afhængig af den valgte software. Et internetbaseret værktøj kræver installation på en webserver, adgang til internettet, lagringskapacitet og sikkerhed. Mængden af hardware, der kræves, afhænger normalt af antallet af brugere, volumen af transaktioner og systemtilgængelighed.
Der findes en lang række workflow-processstyringssoftwareværktøjer, da dette er en velkendt produktkategori. Langt de fleste virksomheder kan normalt spare tid og penge ved hjælp af elektronisk arbejdsgang. Yderligere fordele inkluderer forbedret gennemsigtighed og rapporteringskapacitet samt ansvarlighed for alle deltagere i processen.
Når du vælger en løsning til styring af arbejdsgangsprocesser, er det normalt vigtigt at huske, at kvalificeret personale er påkrævet til at implementere og støtte denne løsning. Nødvendige færdigheder inkluderer forretningsanalyse, projektledelse, softwaresupport og administration. Det kan være vigtigt at tage sig tid til at gennemgå produktspecifikationerne i detaljer for at sikre en fuld forståelse af projektkravene. En omkostnings- og fordelanalyse er en anden måde at sikre, at alle lag i organisationen er forpligtet til projektet, før det begynder.