Hvad skal jeg medtage i en arbejdsordre?
De oplysninger, du skal indeholde i en arbejdsordre, et dokument, der bruges til at anmode om arbejde fra en anden person eller afdeling inden for en virksomhed, varierer typisk afhængigt af den type arbejde, du anmoder om. I de fleste tilfælde er dine kontaktoplysninger, kontaktoplysningerne til den person eller afdeling, som du sender arbejdsordren til, og et internt eller eksternt sporingsnummer nødvendigt. Du bliver også nødt til at medtage en detaljeret beskrivelse af det ønskede arbejde, herunder hvor presserende det er, hvor arbejdet er nødvendigt, og hvad der skal gøres. I nogle tilfælde skal du muligvis give oplysninger om udgifterne til arbejdet, specifikt til hvilken konto arbejdet skal opkræves.
Inden du indsender en arbejdsordre, skal du give oplysninger om, hvor du kan kontaktes for detaljer om arbejdet og estimerede færdiggørelsestider. Dette vil typisk omfatte dit navn, telefonnummer, e-mail-adresse og dit kontors fysiske placering. Du skal også medtage navnet på den afdeling, som du sender arbejdsordren til, og i nogle tilfælde navnet på den person, som arbejdsordren henvender sig til.
Sporingsnumre bruges på hver arbejdsanmodning til arkiveringsformål og til at følge jobbet. I computeriserede arbejdsordresystemer genereres dette sporingsnummer ofte automatisk, typisk efter datoen og det nummer, der er tildelt den afdeling, der anmoder om arbejdet. I nogle tilfælde skal du muligvis indtaste disse oplysninger selv på grundlag af firmapolitik. Hvis din afdeling eller kontor bruger interne sporingsnumre, skal du typisk inkludere dette i arbejdsordren såvel til sporing som arkivering.
Hoveddelen af en arbejdsordre er en beskrivelse af den type arbejde, der anmodes om. Dette kan være et kort afsnit, primært når arbejdet er et kontorprojekt eller vedrører teknologi. For arbejde, der inkluderer manuel arbejdskraft, typisk rettelse eller opgradering af et kontor eller bygning, skal du muligvis medtage en grov tegning, der angiver placeringen af problemet. Disse oplysninger er normalt knyttet til ordren snarere end i det egentlige dokument.
En foreslået dato for færdiggørelse er ofte også inkluderet i denne type dokumenter, herunder oplysninger om, hvor meget det haster. Afhængig af din virksomheds politikker vil den dato, du inkluderer her, enten være et forslag til den person, som du sender ordren til, eller en fast frist. Du skal også medtage detaljerede oplysninger om placeringen af det arbejde, der skal udføres, alt efter hvad der er relevant, herunder bygningens adresse, etage og værelsesnummer. Hvis arbejdet skal udføres på et system eller computer, skal du medtage oplysninger om, hvilket system eller computer der skal bruges, og hvor elementet er placeret.
Du kan muligvis også medtage et kontonummer, hvor den afdeling, du sender ordren til, kan opkræve omkostningerne ved jobbet. Hvorvidt dette er nødvendigt eller ej, afhænger af, hvordan din virksomhed håndterer regnskabsprocedurer. Jobbet debiteres sandsynligvis til din afdeling eller, hvis arbejdet er for et projekt, til kontoen med penge til projektet.