Hvad er de bedste tip til dokumentformatering?

Dokumentformatering kan undertiden være meget gennemsigtig for en bruger, og andre gange kan det være meget frustrerende. En måde at opnå gode formateringsresultater med minimal anstrengelse er at være meget fortrolig med det program, der bruges. Et andet tip er at holde formateringen så enkel som muligt og tænke ud over de grundlæggende funktioner i de tilgængelige værktøjer, så de kan bruges til deres fulde potentiale. At kende målet for det formaterede dokument, hvad enten det er en printer, en håndholdt enhed eller en webside, kan hjælpe med at undgå dokumentformateringsmekanismer, der muligvis ikke oversættes til slutmediet. At forstå aspekter af, hvordan dokumentet skal bruges, kan hjælpe med at definere objekter, såsom billeder, så det ser professionelt ud og har fremragende kvalitet, når man udsender dokumentet.

Viden om, hvordan dokumentredigeringssoftwaren fungerer, er afgørende for at bruge endnu moderat dokumentformatering. Det, der kan se ud som et simpelt sæt værktøjer, kan blive stadig mere kompliceret, når deres interaktion med teksten og hinanden begynder at give uforudsigelige resultater. Tekstindpakning, linjeskift, lag og indsatte objekter som regnearkceller kan alle smides af med bestemte stilarter eller elementer. Formateringen kan endda se perfekt ud, indtil den enten eksporteres eller sendes til en printer. At vide, hvordan og hvorfor et program fungerer som det gør, kan eliminere meget af denne frustration.

Det er vigtigt at designe dokumentformatering med slutresultatet i tankerne. Der er kun et lille formål med at bruge farveklip i dokumenter, der udskrives i sort / hvid. Nogle komplekse formateringer, især sammenkoblede objekter mellem kontorpakker, oversætter muligvis ikke godt til en HyperText Markup Language (HTML) -fil. Elektroniske bøger, rapporter eller salgsfremmende pjecetter har alle specifikke krav til deres formatering, der kan ændre mængden af ​​indhold og art af designet. Brug af skabeloner eller plottning af layoutet til et dokument inden start kan spare tid og forhindre problemer.

Oftest er simpel dokumentformatering den mest effektive. Komplekse layouts, der involverer rammer eller tabeller, der er indlejret i andre tabeller, gengives muligvis ikke korrekt gennem en anden enhed eller et program. Ligeledes er det aldrig en god ide at bruge individuelle mellemrum til formatering. Formateringsværktøjerne i editoren skal bruges, som de var beregnet til formatering uden genveje for at sikre den største chance for fejlfri output.

Udvikling af dokumentformatering og indhold skal gå hånd i hånd, skønt de skal udpeges individuelt, før de flyttes til redaktøren. Oprettelse af formatering på farten kan få en bruger til at miste synet af det større design. Forsøg på at oprette indhold til formatet, mens du springer fra et element til et andet, kan føre til fejl eller pauser i formateringen. Med en solid plan for dokumentformatering og indhold på plads i forvejen, kan det endelige resultat afsluttes inden for minimale problemer.