Hvad er de bedste tip til e -mail -arkivering?

E-mail eller e-mail, forkortet for elektronisk mail , er navnet på tekstbeskeder, der sendes over internettet og hentes af brugeren online eller downloades via en mail-klient ved hjælp af PUSH eller PULL-teknologi, afhængigt af den enhed og programmet, der modtager meddelelserne. Arkivering henviser til en lagerplan, hvor genstande er arrangeret på en logisk og tilgængelig måde. Det kan også henvise til at lave en sikkerhedskopi af materiale. E -mail -arkivering henviser til et metodisk arkiveringssystem til e -mail, der fjerner det fra serveren og bakker det sikkert op.

Den bedste ting at gøre først med hensyn til e -mail -arkivering er at overveje dine muligheder. Bestem, om det er tilstrækkeligt at få dine e -mails arkiveret i skyen, eller om du har brug for dem arkiveret på din maskine eller i papirkopi. Måske er visse materiale nødt til at udskrevet, mens andet materiale kan forblive i elektronisk form. Hvis e -mails skal arkiveres på din maskine, skal du beslutte, om du vil lave en sikkerhedskopi på en ekstern harddisk og også hvadHendes alt skal gemmes i en anden form end filformatet for din mail -klient, for eksempel gemt i PDF -filformat.

Generelt er det andet trin i at oprette et e -mail -arkiveringssystem at oprette et hierarki med opbevaringsmapper inden for din e -mail -klient. Når du gør dette, kan du adskille personlig e -mail fra forretnings -e -mail og sørge for, at mapper, du bliver nødt til at få adgang til oftere, er lette at nå. Husk, at mapper kan omorganiseres og omdøbes, så når et projekt, der var højeste prioritet, er afsluttet, kan du måske have en måde at arkivere det inden for mappesystemet, såsom at sætte det i en mappe kaldet "afsluttede projekter" med året. Overvej, om oprettelse af filtre til sortering af indgående mail direkte i mapper vil tjene dig godt: Nogle mennesker sværger ved denne funktion; andre bruger det aldrig.

Et af de bedste tip til e -mail -arkivering er at slette uønsket e -mail umiddelbarhedTely efter modtagelse eller ved at se den i din indbakke. Dette kan spare dig tid, fordi du aldrig bliver nødt til at gennemgå det igen og hjælpe med at forhindre unødvendigt materiale i at nå arkivet, hvor kun værdimaterialet skal opbevares. Alternativt, hvis det passer dig bedre, kan du gøre massedeletion inden arkivering. Du kan muligvis indstille din mail -klient til, hvornår mail skal slettes fra serveren, men med jævne mellemrum er det en god ide at besøge dit ISP -websted, se, hvad der faktisk er på serveren og rydde ud, efter behov. Hvis du nok tom serverplads, kan du vælge at forlade vigtige e -mails der som et ekstra arkiv.

I forretningssituationer er overholdelse af regler, sikkerhed og effektivitet centrale elementer i at tage e -mail -arkiveringsbeslutning. Enterprise-e-mail-arkivering kan administreres af softwareapplikationer, der er lavet til dette formål og med funktioner, der er lavet til at tackle forretningspecifikke problemer. Disse inkluderer muligheden for at styre den virtuelle papirspor og slette MessaGE'er, der ikke er nødvendige længere.