Hvad er de bedste tip til arkivering via e-mail?

E-mail eller e-mail, forkortelse for elektronisk mail , er navnet på tekstbeskeder, der sendes via Internettet og hentes af brugeren online eller downloadet via en mail-klient ved hjælp af push- eller pull-teknologi, afhængigt af enheden og programmet, der modtager meddelelserne. Arkivering henviser til en opbevaringsplan, hvorved genstande er arrangeret på en logisk og tilgængelig måde. Det kan også henvise til at lave en sikkerhedskopi af materiale. E-mail-arkivering henviser til et metodisk arkiveringssystem til e-mail, der fjerner det fra serveren og sikkerhedskopierer det sikkert.

Den bedste ting først at gøre med hensyn til arkivering via e-mail er at overveje dine muligheder. Beslut, om det er tilstrækkeligt at få dine e-mails arkiveret i skyen, eller om du har brug for dem arkiveret på din maskine eller i papirkopi. Måske skal visse materialer udskrives, mens andet materiale kan forblive i elektronisk form. Hvis e-mails skal arkiveres på din maskine, skal du beslutte, om du vil lave en sikkerhedskopi på en ekstern harddisk, og også om noget skal gemmes i en anden form end filformatet for din mail-klient, for eksempel gemt i PDF filformat.

Generelt er det andet trin i oprettelse af et e-mail-arkiveringssystem at oprette et hierarki med lagringsmapper i din e-mail-klient. Når du gør dette, kan du muligvis adskille personlig e-mail fra virksomheds-e-mail, og sørge for, at mapper, du har brug for for at få adgang til oftere, er lette at nå. Husk, at mapper kan omorganiseres og omdøbes, så når et projekt, der var højt prioriteret, er afsluttet, kan det være en god måde at arkivere det i mappesystemet, f.eks. At placere det i en mappe kaldet "Færdiggjorte projekter" med året. Overvej, om oprettelse af filtre til sortering af indgående e-mails direkte i mapper vil tjene dig godt: nogle mennesker sværger ved denne funktion; andre bruger det aldrig.

Et af de bedste tip til arkivering af e-mail er at slette uønsket e-mail straks efter modtagelse eller efter at have set den i din indbakke. Dette kan spare dig tid, fordi du aldrig bliver nødt til at gennemgå det igen og hjælpe med at forhindre unødvendigt materiale i at nå arkivet, hvor kun materiale af værdi skal opbevares. Alternativt, hvis det passer dig bedre, kan du udføre massesletning inden arkivering. Du kan muligvis indstille din e-mail-klient til, hvornår e-mail skal slettes fra serveren, men med jævne mellemrum er det en god ide at besøge dit ISP-websted, se, hvad der faktisk findes på serveren, og rydde ud efter behov. Hvis du har nok tom serverplads, kan du vælge at forlade vigtige e-mails der som et ekstra arkiv.

I forretningssituationer er overholdelse af regler, sikkerhed og effektivitet nøgleelementer i at tage e-mail-arkiveringsbeslutning. Enterprise e-mail-arkivering kan styres af softwareapplikationer, der er lavet til dette formål og med funktioner, der er lavet til at løse forretningsspecifikke problemer. Disse inkluderer muligheden for at styre det virtuelle papirspor og slette meddelelser, der ikke er behov for længere.