Hvad er en kontaktchef?
En kontaktadministrator er software, der giver en bruger mulighed for at gemme, organisere og søge telefonnumre, adresser, datoer, noter, lister og mere. I lighed med en personlig informationsadministrator er en kontaktleder designet til salgsrepræsentanter og andre, der har brug for at gemme oplysninger om kunder og salgsmuligheder, planlægge møder og telefonopkald og organisere e-mail og tekstdokumenter. Med de enorme datamængder, en person møder hver dag, er et enkelt sted til lagring af disse data attraktivt. Funktioner i en kontaktadministrator kan også omfatte muligheden for at gemme adgangskoder, vigtige datoer og aftaler og muligheden for at dele data med en anden computer eller personlig digital assistent. Nogle kontaktledere kan give flere brugere adgang til en delt database over kontakter.
En kontaktleder kan også generere rapporter og organisere, forudsige og spore salgsaktiviteter. Nogle har muligheden for at vedhæfte et foto, hvilket er godt for dem, der ikke altid kan huske navne eller dokumenter til kontaktpersonens post. Automatisk sikkerhedskopiering er en vigtig sikkerhedsfunktion på en kontaktadministrator. En anden tilgængelig funktion er muligheden for at gruppere og kategorisere kontakter.
I stedet for at lave noter om papirbøger eller opbevare en notesbog, vælger mange brugere en kontaktadministrator med en "note" -funktion. Ved hjælp af denne funktion kan du indtaste, klippe og indsætte eller klippe dele af websider i din kontaktadministrator. Softwaren vil automatisk klokkeslæt og dato stemple din post for at hjælpe dig med at sortere gennem dine noter. Nogle enheder giver dig også mulighed for at skrive notater med en specialiseret pennen.
Ligesom personlige informationsadministratorer kan en kontaktadministrator muligvis også have en kalenderfunktion. Ved hjælp af et kalenderadministrationsprogram kan du holde styr på møder, helligdage, fødselsdage osv. Lydpåmindelser kan advare dig om, at en opgave forfalder, eller at mødetiden nærmer sig.
Søgefunktionen i en kontaktadministrator er yderst værdifuld. Du kan søge efter dato, kategori, sætninger eller andre metoder til at finde det materiale, du leder efter. En kontaktadministrator kan muligvis også indeholde skabeloner til almindelige opgaver, såsom telefonbeskeder, udgiftsregistre eller huskelister.
Der findes mange versioner af kontaktledere. Nogle systemer er internetbaserede, hvilket betyder, at der ikke er nogen software at indlæse. Anden kontaktmanagersoftware kan indlæses på et virksomheds server, så databaser med kundeoplysninger er tilgængelige for flere ansatte. Andre er en del af en anden softwareapplikation, f.eks. Microsoft Outlook, der har en funktionskontaktadministratorfunktion.