Hvad er et indholdsstyringssystem (CMS)?
Mere end nogen anden vare er den moderne virksomhed drevet af information. Begyndelsen af elektronisk skabte medier har omdannet vores økonomi til en informationsøkonomi, hvor de største virksomheder, der har indhold, der i nogle tilfælde er flere terabyte af information. Hvis nutidens Fortune 500 -selskab havde alle sine oplysninger i trykt form, ville det tage en hær af filkontorer bare for at holde styr på det hele.
Mange organisationer har både interne og eksterne webpræsencer, som begge kan indeholde store mængder regelmæssigt opdaterede oplysninger. Webindholdsstyring er en vigtig undergruppe af indholdsstyring og henviser til programmer og udstyr, der bruges til at administrere dette webbaserede indhold.
Indholdsstyringssystemer er elektroniske systemer, der tager data og organiserer det, således at det kan hentes, søges og opdateres let og deles i hele organisationen. Den grundlæggende ingrediens er databaseteknologi, selvom en CMS er mere end en database; detInkluderer sofistikeret søgeteknologi og niveauer af lagringsmekanismer, der kan rotere indhold til forskellige typer hardwarebaseret opbevaring (CD-ROM, tape osv.), Afhængig af hvor ofte det får adgang til.
En CMS, fordi det er beregnet til at administrere alle typer information uanset format, skal også tilbyde et højt niveau af dokumentinteroperabilitet. Det vil sige, at alle dokumenter, herunder tekstbehandlingsdokumenter, regneark, databaser, .pdf-filer og enhver anden type fil, alle skal kategoriseres og krydshenvises, så når man foretager en søgning, vil alle relevante oplysninger blive tilgængelige, uanset oprindelse eller format. Derudover er interoperabilitet mellem indholdsstyringssystemer blevet vigtige, så flere organisationer og statslige agenturer kan dele information, når det er nødvendigt, selvom de bruger forskellige systemer.
Mens deling af oplysninger har taget videreStor betydning i dagens informationsøkonomi, indholdsstyringssystemet skal også tage hensyn til tilladelse og give en facilitet, således at en administrator kan specificere, hvilke modtagere der kan få adgang til hvilket indhold. Dokumentadgangsrettigheder skal kunne indstilles til niveauet for en individuel bruger.
Andre vigtige elementer i et indholdsstyringssystem inkluderer muligheden for let at fange store mængder dokumenter automatisk, evnen til at genbruge dokumenter og samle dem til nye dokumenter og evnen til at oprette en arbejdsgang, der afspejler afhængigheder af et dokument på et andet. Endelig inkluderer mange indholdsstyringssystemer samarbejdsfunktioner, der giver flere arbejdstagere på separate steder mulighed for at samarbejde om oprettelse eller redigering af dokumenter og styre ændringer i og revisioner af dokumenter. Det samarbejdsvillige aspekt af CMS vil også sørge for, at hvert stykke information, der er knyttet til et bestemt projekt, synkroniseres,og distribueret til hvert medlem af projektteamet rettidigt.