Hvad er et Content Management System (CMS)?
Mere end nogen anden vare er den moderne virksomhed styret af information. Indtræden af elektronisk oprettede medier har omdannet vores økonomi til en informationsøkonomi, hvor de største virksomheder har indhold, der i nogle tilfælde udgør flere terabyte af information. Hvis dagens Fortune 500-firma havde alle sine oplysninger i trykt form, ville det kræve en hær af filpræferencer bare for at holde styr på det hele.
Mange organisationer har både interne og eksterne webpræsencer, som begge kan indeholde store mængder regelmæssigt opdateret information. Webindholdsstyring er en vigtig delmængde af indholdsstyring og henviser til programmer og udstyr, der bruges til at styre dette webbaserede indhold.
Indholdsstyringssystemer er elektroniske systemer, der tager data og organiserer dem, så de let kan hentes, søges og opdateres og deles i hele organisationen. Den grundlæggende ingrediens er databaseteknologi, selvom en CMS er mere end en database; den inkluderer sofistikeret søgningsteknologi og lagret mekanisme, der kan rotere indhold til forskellige typer hardwarebaseret opbevaring (CD-ROM, tape osv.), afhængigt af hvor ofte det er tilgængeligt.
En CMS, fordi det er beregnet til at styre alle typer information uanset format, skal også tilbyde et højt niveau af dokumentinteroperabilitet. Det vil sige, alle dokumenter, inklusive tekstbehandlingsdokumenter, regneark, databaser, .PDF-filer og enhver anden type fil, skal alle kategoriseres og krydshenvises, så når man udfører en søgning, vil alle relevante oplysninger blive tilgængelige, uanset oprindelse eller format. Derudover er interoperabilitet mellem indholdsstyringssystemer blevet væsentlig, så flere organisationer og offentlige agenturer kan dele information, når det er nødvendigt, selvom de bruger forskellige systemer.
Mens deling af information har taget stor vægt på i dagens informationsøkonomi, skal indholdsstyringssystemet også tage hensyn til autorisation og give en facilitet, så en administrator kan specificere, hvilke modtagere der kan få adgang til hvilket indhold. Dokumentadgangsrettigheder skal kunne indstilles til niveauet for en individuel bruger.
Andre vigtige elementer i et indholdsstyringssystem inkluderer muligheden for nemt at fange store mængder dokumenter automatisk, muligheden for at genbruge dokumenter og samle dem i nye dokumenter og muligheden for at oprette en arbejdsgang, der afspejler afhængigheden af et dokument til det andet. Endelig inkluderer mange indholdsstyringssystemer samarbejdsfunktioner, der gør det muligt for flere arbejdstagere på separate steder at samarbejde om oprettelse eller redigering af dokumenter og administrere ændringer i og revisioner af dokumenter. Det samarbejdsmæssige aspekt af CMS vil også sikre, at hvert stykke information, der er knyttet til et bestemt projekt, synkroniseres og distribueres til hvert medlem af projektgruppen rettidigt.