Hvad er en digital fax?
En digital fax er en type faxdokument, der sendes og undertiden modtages som et elektronisk dokument snarere end et papirdokument, der udskrives ved hjælp af en standard faxmaskine. Fordelen ved en digital fax er, at det elektroniske dokument kan gemmes i en fil på en computerharddisk og udskrives, når og som modtageren kræver en hard kopi. Som et grønnere alternativ til traditionel faxning er det muligt at sende en digital fax ved hjælp af hardware og software udviklet til formålet.
En af de mere almindelige måder, som forbrugere bruger til at sende eller modtage en digital fax, er ved at engagere sig tjenesterne fra en elektronisk faxudbyder. Med denne applikation får klienten loginoplysninger for at få adgang til udbyderens netværk, uploade en kopi af det elektroniske dokument, han eller hun ønsker at sende, giver modtagerens oplysninger og derefter sender dokumentet. Afhængigt af hvordan modtageren foretrækker at modtage dokumentet, kan den digitale fax sendes til en traditionel faxmaskine og udskrives som en papirkopi, eller være i form af en e-mail-fax, som modtageren kan gemme på sin computer drev til senere brug.
Sammen med opsætning af en konto hos en digital faxudbyder er det også muligt at købe hardware, der giver brugerne mulighed for at gøre brug af enhver form for internetforbindelse til at sende eller modtage faxer. Med denne applikation er hardware tilsluttet som en perifere enhed til et skrivebord på en bærbar computer. Derefter installeres software på computeren, så den tilsluttede enhed kan levere en funktion, der ligner en standard faxmaskine. Mange design giver brugerne mulighed for at indsætte en papirkopi af et dokument, der skal faxes direkte i enheden, og følg derefter de grundlæggende instruktioner for at starte sendingen. Nogle modeller giver også brugeren mulighed for at vælge en elektronisk fil, der er gemt på computerens harddisk, give de nødvendige kontaktoplysninger til modtageren og sende faxen uden behov for at bruge en printkopi.
En af de største fordele ved at bruge en digital faxmetode er, at mængden af papir, der forbruges i processen, reduceres. Da elektroniske dokumenter kan bruges i stedet for papirkopier, hjælper dette med at reducere forsyningsudgifter til et kontor. Desuden betyder let at trække og elektronisk dokument og bruge enten en digital faxtjeneste eller en slags udstyr tilsluttet computeren, at brugerne kan sende faxer til lavere omkostninger, noget der er specielt vigtigt, hvis virksomheden rutinemæssigt bruger fax som en del af forretningsdrift.