Hvad er en signaturfil?

En signaturfil er en lille tekstfil, der er knyttet til slutningen af ​​en e-mail. Det indeholder en signatur og andre oplysninger, såsom et telefonnummer eller en webstedadresse. Brug af en sparer tid og energi, da du kan indstille den til at være vedhæftet hver gang du sender en e-mail, og du behøver ikke gentagne gange at indtaste de samme oplysninger.

De fleste e-mail-programmer og tjenester tillader oprettelse af en signaturfil som en del af programmet eller applikationen. Mange giver dig også mulighed for at tilføje en fil, der blev oprettet ved hjælp af et tekstbehandlingsprogram. Filen kan typisk tilføjes ved at gå til afsnittet “Indstillinger” i e-mail-programmet.

Indholdet i en signaturfil er ubegrænset. Det kan indeholde tekst, weblink og endda fotos eller kunstværk. Typisk vil den indeholde en signatur ud over kontaktoplysninger, såsom et telefon- eller faxnummer, eller linket til et websted. Mange forretningsbrugere tilføjer også deres firmalogo. Ofte vælger folk, der bruger en signaturfil i deres personlige e-mail, også at medtage et yndlingsbud eller sige, at enten definerer deres tro eller inspirerer dem.

Selvom der er mange muligheder, når du bruger en signaturfil, anbefales det normalt at følge visse protokoller, når de oprettes til forretningsbrug. At holde det professionelt uden at være alt for uformelt er normalt det vigtigste punkt at huske. Når du f.eks. Bruger en signaturfil i en forretnings-e-mail, er det bedst, hvis du udelader et personligt tilbud. Det anbefales også at efterlade mellemrum mellem den sidste sætning i din meddelelse og signaturdelen af ​​filen. Dette holder det rent og pænt og fremhæver let kontaktoplysninger.

En af de største fordele ved at have en signaturfil er, at de fleste e-mail-applikationer tillader, at mere end én fil bruges. Dette er praktisk, især til forretningsbrug, da du kan tage højde for filen til forskellige klienter eller på forskellige stadier af virksomheden. Når der først er et etableret forhold til en klient, kan en signatur, der er lidt mindre formel, se bedre ud. For personer, der sender e-mails fra en privat konto, kan det være praktisk at ændre filen til at skelne mellem venner, familie og mindre personlige kontakter.

Selvom den mest almindelige brug af en signaturfil er til e-mail, kan den også bruges med andre applikationer. Nogle instant messaging-tjenester (IM) -tjenester giver mulighed for at tilføje en såvel som nogle Usenet-grupper. Det ses også ofte i chatfora.