Hvad er en blød kopi?
En blød kopi er en elektronisk kopi af et dokument. Det står i kontrast til en papirkopi, et dokument, der er udskrevet på papir eller et andet medium. Bløde kopier er nemme at overføre, distribuere, dele og manipulere - alle mulige ulemper eller fordele, afhængigt af det involverede dokument. De kan også bruges til at generere papirkopier ved at udskrive en kopi af dokumentet. Mange papirløse eller lavaffaldskontorer er meget afhængige af bløde kopier til kommunikation og deling af information.
Bløde kopier kan typisk åbnes i en række tekstbehandlingsprogrammer. For at øge sikkerheden kan et dokument gemmes i skrivebeskyttet format. Dette gør det muligt for folk at se det, men ikke at ændre den bløde kopi. I tilfælde, hvor folk er bekymrede over, at data ændres eller manipuleres af personer, der har adgang til filen, kan dette være nyttigt. Nogle programmer opretholder også ændringslogfiler, så folk kan spore ændringer, der er foretaget i dokumentet, og omstille dem, hvis det ønskes, for at gendanne dokumentet til et tidligere punkt.
Mennesker med bløde kopier kan sende dem via e-mail, overføre dem over et netværk eller sætte dem på en disk eller en bærbar harddisk, der skal deles. Denne række teknikker til distribution kan være nyttige og kan give kontorer mulighed for at eliminere udgifter som faxmaskiner og kurerer. Bløde kopier har generelt ikke helt den samme juridiske status som papirkopier på grund af potentialet for ændring, men de kan bruges til de fleste aktiviteter på et kontor, herunder ting som at sende bløde kopiudkast af en kontrakt frem og tilbage til redigering og godkendelse , med folk, der gennemgår papirkopien omhyggeligt, før de underskriver for at sikre sig, at den indeholder de ændringer, de ønsker.
Bløde kopier kan også bruges til ting som præsentationer, hvor folk enten distribuerer dokumentet elektronisk, så alle har en kopi, eller viser det på en skærm ved en præsentation eller begivenhed. Evnen til at foretage redigeringer op til sidste øjeblik kan være nyttig for folk, der ønsker tid til at perfektionere deres præsentationer, og som muligvis bliver nødt til at foretage ændringer i sidste øjeblik for at imødekomme ændrede oplysninger og andre problemer. Lærere opbevarer ofte klasselokaler i blød kopi, så de let kan ændre dem og genbruge dem til lektioner.
For kontorer, hvor plads er et vigtigt hensyn, kan det at gå helt eller for det meste elektronisk give betydelige fordele. Folk kan gennemgå materialer i blød kopi og undgå generering af store mængder papir, der kræver opbevaring. Hvis sikkerhed er et problem, kan der indføres elektroniske sikkerhedsforanstaltninger for at give så meget beskyttelse som muligt til bløde kopier. Dette kan omfatte værktøjer som eksterne sikkerhedskopier til at gemme kopier i tilfælde af brand, vira og andre problemer.