Hvad er en teknologi revision?

Det primære formål med en teknologisk revision er at oprette en nøjagtig liste over alt det teknologirelaterede udstyr og programmer, der ejes eller drives af en organisation. Der er tre fokusområder for en teknologisk revision: hardware, software og infrastruktur. En teknologisk revision afsluttes typisk en gang om året som en del af organisationens procedurer ved udgangen af ​​året.

De data, der indsamles under en teknologirevision, bruges til at skabe et øjebliksbillede af det aktuelle investeringsniveau i informationsteknologi. For regnskaber kan værdiansættelser af udstyr opdateres på baggrund af revisionen. Den anden anvendelse af disse data er at skabe benchmarks for langsigtede og kortsigtede teknologiplaner.

Det første trin, der kræves for at gennemføre en teknologisk revision, er at oprette et opgørelsesark til hardware, software og infrastruktur. Dataene fra det foregående år bruges som udgangspunkt, hvorefter der foretages en lagerkontrol. De fleste lagerlister inkluderer placeringen af ​​hvert udstyr, som er det bedste sted at starte. Hvert udstyr inspiceres for at bekræfte dets placering og bestemme dets passende værdi. Softwarelicensaftaler gennemgås for at bestemme forfaldne betalinger og antallet af tilgængelige licenser.

Den næste fase af en teknologirevision er at justere den værdi, der er anført i årsregnskabet for teknologiudstyr, så den afspejler den aktuelle markedsværdi. Resultaterne af teknologi revisionen bruges til at bestemme, hvilket udstyr der er forældet, hvilket reducerer værdien til nul. Dette kan være baseret på alderen på udstyret eller hardwareproblemer, der er relateret til udstyret.

Teknologirevisioner afsluttes normalt af driftsstøttemedarbejdere. Der kræves et vist niveau af computer viden for korrekt at identificere hvert udstyr og placeringen af ​​serverrum og netværkskabler. I store organisationer bruges stregkoder og scannere til at spore udstyr, da det flyttes hele året rundt.

En softwareteknologirevision er mindre tidskrævende at gennemføre, fordi det simpelthen er et spørgsmål om at gennemgå licensaftalerne for al den købt software. Den vigtigste del af denne type revision er at bekræfte det faktiske antal licenser, der er i brug, og de samlede kontraktomkostninger. Mange softwarekontrakter inkluderer en serviceniveauaftale, der specificerer opgraderinger, længde på support til den aktuelle version og relaterede omkostninger. Kontraktsomkostningerne skal sammenlignes med de faktiske omkostninger for at dette forhold skal styres korrekt. Investering i en teknologisk revision er en integreret del af den strategiske planlægning af informationsteknologi.