Hvad er et automatiseret informationssystem?

Et automatiseret informationssystem er simpelthen et system, hvormed information behandles til indsamling og distribution gennem en række automatiserede processer. Systemet kræver ofte meget lidt menneskelig interaktion bortset fra opsætning og vedligeholdelse. Det automatiserede informationssystem bruges ofte til at få adgang til information og sende dem ud til enkeltpersoner. Dem, der bruger automatiserede informationssystemer, inkluderer regeringer, biblioteker og private virksomheder.

Brugen af ​​et automatiseret informationssystem, også kendt som et automatiseret informationsstyringssystem, kan være til stor fordel både for offentlige institutioner og private virksomheder. Processen med hurtigt at sprede information gennem et automatiseret system kan spare mange timers kedelig arbejdskraft og dermed give en omkostningsbesparelse for den enhed, der har brug for at få disse oplysninger distribueret. Denne type system kan gøre alt fra at minde folk, når en regning skyldes advarsel om en potentielt alvorlig situation.

Et eksempel på et automatiseret informationssystem, mange i USA kender, er Amber Alert-systemet. Dette system er et landsdækkende netværk, der er automatiseret til at advare enkeltpersoner om et eventuelt bortført barn. Systemet kan finjusteres, så information sendes til et begrænset geografisk område, hvor barnet sandsynligvis vil være. Inden for få minutter kan det vises eller sendes på trafikskilte, tv og radio, e-mails, telefonopkald og endda tekstbeskeder til mobiltelefoner. At bruge enkeltpersoner til at distribuere disse oplysninger ville ikke kun være meget dyrt, men også spilde værdifuld tid, hvilket giver en mulig gerningsmand mulighed for at flygte med barnet.

Et automatiseret biblioteksinformationssystem er et, der er specielt nyttigt for dem, der leder efter specifikt biblioteksmateriale. Ofte er hele kortkataloget på et bibliotek tilgængeligt både i selve biblioteket ved hjælp af bibliotekets netværk og online. Så snart bøger er scannet, vises de straks som tilgængelige, uden at bibliotekaren har behov for yderligere arbejde. Onlinefunktionerne i denne type automatiseret informationssystem er især praktiske for biblioteksbrugeren. Det er ikke nødvendigt at gå til biblioteket, kun for at blive skuffet, hvis de ønskede materialer ikke er tilgængelige, da det kan kontrolleres direkte hjemmefra.

I privat forretning kan et automatiseret informationssystem også være meget vigtigt, især når det kommer til salg og kundetilfredshed. For eksempel kan de, der udfører massemarkedsføringskampagner telefonisk, bruge disse systemer til at holde styr på klienter. Nogle automatiserede informationssystemer ringer ikke kun op til nummeret, men kan muligvis give hele salgsområdet. I andre tilfælde dirigeres ringetelefonen direkte til en live marketing. Et automatiseret informationssystem kan også holde styr på medarbejdernes timer og lønningsliste.