Hvad er en autosvarer?
En autoresponder er et program, der automatisk genererer et svar, når det modtager information. Den klassiske brug af autosvar er i e-mail-styring, men disse programmer kan også findes på websteder. Denne type program kan være et meget nyttigt og kraftfuldt værktøj til alt fra internetmarketing til administration af optagelser til et universitet. Mange mennesker har stødt på en eller anden version af autoresponderen på et tidspunkt i deres liv.
De tidligste versioner af disse programmer var designet til at returnere fejl, når en e-mail ikke kunne leveres, for at advare afsenderen om et problem. Efter at postleveringssystemet havde gjort flere forsøg, fortæller det autoresponderen at kontakte afsenderen og fortælle ham eller hende, at e-mailen ikke blev leveret. Årsagen til fejlen kan også være detaljeret, så afsenderen vil vide, hvorfor fejlen skete, og hvordan den kan forhindres i fremtiden.
Dette koncept begyndte også at blive vedtaget af folk, der ønskede at sende øjeblikkelige svar, når de modtog e-mails for at lade afsendere vide, at e-mailen blev modtaget, og der kunne forventes et svar. Disse autosvar bruges ofte på kundeservicesider for at fortælle folk, at deres anmodninger er blevet modtaget, og at de vil blive behandlet inden for et bestemt tidsrum. Denne teknik bruges også i markedsføring, så når nogen gør et forsøg på kontakt, returneres denne kontakt straks og forstærkes.
Folk kan bruge autosvar til at håndtere deres e-mail, når de også er ude af kontoret eller ikke er tilgængelige. Mens de er på ferie, konfigurerer mange mennesker autosvar, så når afsendere modtager e-mails, vil de vide, hvorfor et personligt svar ikke umiddelbart kommer. Mennesker, der er specielt bekymrede over at svare på e-mails og anmodninger, kan tænde for autoresponderen, når de ikke er tilgængelige, selvom kun kortvarigt på et møde eller ved frokost.
Indholdsbaserede programmer er også tilgængelige. Når nogen f.eks. Ønsker at afmelde sig fra en adresseliste, genererer serveren en autosvar for at bekræfte, at personens navn og e-mail er blevet fjernet. Disse indholdsbaserede autosvar giver folk mulighed for at fokusere på e-mails og emner, der skal holdes personligt, hvilket sparer tid på kontoret. Programmer på websteder udfører ofte den samme funktion, og guider brugerne gennem grundlæggende forespørgsler for at se, om autoresponderen kan hjælpe, før en rigtig person har brug for at blive involveret.