Hvad er et elektronisk filskab?
Et elektronisk arkivskab kan enten være en metaforisk henvisning til et system til lagring af dokumenter og anden information på et elektronisk medium, såsom en computerharddisk, eller det kan henvise til et faktisk stykke software, der hjælper med at oprette og vedligeholde elektroniske poster. Mange gange omtales et elektronisk arkivskab som en måde at lagre fysiske dokumenter digitalt for at øge effektiviteten af at finde dokumenterne eller for at minimere den plads, der er nødvendig til de fysiske poster. Brug af et elektronisk arkiveringssystem kan give flere brugere adgang til information samtidig uden at trængse foran et fysisk arkivskab og kan også gøre oplysningerne, den indeholder, eksternt tilgængelige via netværksforbindelser.
Der er ikke en enkelt definition af, hvad et elektronisk arkivskab faktisk er; i stedet henviser udtrykket generelt til at bruge elektronisk opbevaring på en måde, der tilnærmer sig et fysisk arkivskab. På et meget grundlæggende niveau er et enkelt bibliotek på en computerharddisk, der indeholder nogle dokumenter eller andre filer, teknisk set et elektronisk filkabinet, fordi filerne er separate, indekserede og undertiden søgbare gennem operativsystemets funktioner. Et meget avanceret elektronisk arkiveringssystem kunne anvende et relationsdatabasestyringssystem (RDBMS), hvilket i det væsentlige giver brugerne mulighed for at kategorisere hvert stykke information inden for en ramme, der derefter kan søge eller huske informationen på en bestemt måde.
Der er mange muligheder, når du bruger et elektronisk arkivskab, som et fysisk kabinet ikke kan levere. Afhængigt af dets størrelse kan hele arkiveringsskabet kopieres til en digital enhed eller kompakt disk (CD), så det nemt kan sikkerhedskopieres, overføres eller transporteres rundt. Det kan også gøres tilgængeligt via et netværk, så flere brugere kan få adgang til det uanset placering. Oplysninger inden for det elektroniske arkiveringssystem kan være adgangskodebeskyttet eller krypteret for ekstra sikkerhed. I nogle tilfælde kan dokumenter inden for et elektronisk system let søges efter bestemte nøgleord, hvilket gør nogle oplysninger lettere at finde, end det ville være med et fysisk skab.
Nogle applikationer, der forsøger at levere et komplet styringssystem til information og dokumenter, kan kaldes elektronisk arkivsoftware. Disse inkluderer ofte databaselignende funktioner og muligheder for netværksadgang eller generering af rapporter. I nogle tilfælde kan hele sæt af dokumenter indekseres af en applikation, så de let gennemgås gennem en grafisk brugergrænseflade (GUI).
Lejlighedsvis kan nogle problemer opstå omkring brugen af et elektronisk arkivskab. Den ene er, at hvis oplysningerne hentes fra onlinekilder, kan der være problemer med ophavsret involveret i opbevaring af dokumenter uden tilladelse fra forfatterne. Et andet spørgsmål, især inden for områder, der har stærke privatlivslovgivninger, er, at et grundlæggende elektronisk arkivsystem muligvis ikke giver alle de punkter med sikkerhed og privatliv, der er påbudt, hvilket betyder, at en mere intensiv, branchespecifik type elektronisk journalsystem muligvis skal bruges til følsomme data.