Hvad er et informationsstyringssystem?
Et informationsstyringssystem er et bredt system, der indeholder store mængder information på tværs af en organisation. Dataelementer indtastes i en række forskellige systemer i en organisation. Informationsstyring er ansvarlig for at samle alle disse dataelementer sammen til et sammenhængende system. Afhængigt af organisationens størrelse kan dette system krydse mange platforme og softwareapplikationer, eller alle kan være inden i den samme computer.
Organisationer indsamler enorme mængder data dagligt. For at få adgang til og bruge alle disse oplysninger har organisationen brug for et godt planlagt og administreret informationssystem. Kilden eller formatet til dataene er uvæsentlige. Alle data skal indgå i systemet, så organisationen kan bruge dem.
Data skal styres i hele deres livscyklus. Papirdokumenter, elektroniske dokumentfiler, lyd-, video- og applikationsspecifikke data skal alle indfanges og gemmes korrekt. Lover og forskrifter stiller krav til, hvordan data skal gemmes, bruges og arkiveres af en organisation. Disse love og regler varierer afhængigt af typen af indsamlet information.
Personer med erfaring inden for forskellige discipliner arbejder sammen om at udvikle et informationsstyringssystem. Forretningsanalytikere og advokater arbejder på at definere de forretningsmæssige og juridiske krav til et givet forretningsbehov. Denne information føres derefter til databasespecialister og informationsspecialister for at bestemme, hvordan dataene skal gemmes i et system. I sidste ende arbejder programmerere og andre tekniske eksperter med at udvikle den software, der bruges til at gemme disse oplysninger.
Hver virksomheds og databehov i en organisation skal adresseres i en form for informationsstyringssystem. Mange af disse systemer er udviklet i en organisation på grund af en sådan organisations unikke behov. Kommercielle softwareapplikationer kan være licenseret af en organisation til at imødekomme mange af dens datastyringsbehov; disse separate systemer skal imidlertid integreres for at få dem til at kommunikere med hinanden. Denne integrationsproces kan være afsluttet i organisationen eller af eksterne konsulenter.
Et informationsstyringssystem huser forskellige data i det. Disse data kan indsamles ved indtastning af tastaturdata, samling af webportaler eller endda mobiltelefoner. Generelt er der visse tags på disse dataelementer, der tillader organisationen at trække information på tværs af systemet på en bestemt undersøgelse. Denne kapacitet er i sagens natur vigtig for systemets succes. Hvis systemet ikke tillader en sådan undersøgelse, er det ikke et informationsstyringssystem, men snarere en samling af softwareapplikationer.