Hvad er et intelligent dokument?

Et intelligent dokument er en bestemt type interaktivt, elektronisk dokument. Det adskiller sig fra et standard elektronisk dokument, idet det er dynamisk og kan personaliseres. Virksomheder fra marketingfirmaer til kommercielle leasingenheder kan drage fordel af at inkorporere intelligente dokumenter i deres operationer, fordi brug af dem kan spare tid og ressourcer ved straks at afspejle specifikke data.

formater til intelligente dokumenter inkluderer Adobe® PDF, Microsoft® Infopath®, Cardiff Software og Xforms af W3C®. Docfire ™, Exari og Intelledox kan også betragtes som en del af den intelligente dokumentløsning. Enhver af disse stykker software kan programmeres til at hjælpe med produktion og brug af intelligente dokumenter. De er også XML-baserede med hensyn til de anvendte data.

Et intelligent dokument adskiller sig fra det gennemsnitlige elektroniske dokument på en grundlæggende måde. Mens et standard elektronisk dokument kan siges at være den digitale version af et stykke PAPER, et intelligent dokument er interaktivt og kan være dynamisk. Interaktive elektroniske dokumenter giver mulighed for høj personalisering af dokumenter enten for brugeren eller seeren.

personaliserede websider, præsentationer og formularer, der ændres på brugerens anmodning, kan betragtes som intelligente dokumenter. De arbejder normalt sammen med internettet og en type serversoftware. Disse ting hjælper med at bringe det intelligente dokument til live, holde det dynamisk og reagere på input.

Ansøgningerne til et intelligent dokument er adskillige. Disse dokumenter kan hjælpe virksomheder med at strømline deres aktiviteter, hjælpe med kundeserviceprotokoller og reducere omkostninger. Visse virksomheder, der er afhængige af stadigt skiftende data, såsom marketingfirmaer, kan også anvende intelligente dokumenter på deres forretningspraksis. For eksempel markedsføringsfirmaer, der bruger intelligente dokumenter til automatisk at udfylde direkte markedsføringMaterialer med udsigternes personlige oplysninger har en bedre chance for at nå deres målmarkeder og øge deres konverteringsfrekvens. De kan også størkne deres mærker, have bedre kundebeholdning og sænke omkostningerne forbundet med markedsføring ved hjælp af intelligente dokumenter.

Et eksempel på en praktisk anvendelse af intelligente dokumenter involverer kommerciel leasing og udlån. Denne branche er baseret på ideen om, at flere enheder vil låne og lease til forretningsformål og til specifikke mængder tid, så intelligente dokumenter kan hjælpe enhederne med at gøre udlån og leasing. Intelligente dokumenter kan give udlåns- og leasingagenterne dokumenter, der er blevet intelligent programmeret til at afspejle lejers navn og andre personlige oplysninger. Dette kan spare udlejers tid og ressourcer, når man prøver at færdiggøre tilbud.