Hvad er software til dokumentafbildning?
Dokumentafbildningssoftware er et program, der bruges i dokumenthåndtering til at konvertere papirdokumenter til digitalt format. Scannere bruges til at indtaste dokumentoplysninger, og derefter navngiver og gemmer dokumentimaging-softwaren dokumenterne, bruger optisk tegngenkendelse (OCR) for at gøre dem søgbare og redigerbare og arkivere dem. Dokumentafbildningssoftware kan integreres med multifunktionsudstyr (MFP'er), så softwaren kan håndtere dokumenter, når de scannes.
Ofte inkluderer dokumentafbildningssoftware indbyggede funktioner til strømline og kontrollere redigering af gemte dokumenter. Nogle applikationer inkluderer muligheden for at tjekke et dokument for at sikre, at kun en bruger kan redigere et dokument ad gangen. Softwaren kan også lette godkendelsesprocesser, så ændringer ikke anvendes på dokumenter, før specificerede administratorer godkender dem.
Softwaren leveres normalt med sin egen grafiske brugergrænseflade til lagring og placering af filer. Grænseflader kan omfatte træk-og-slip-funktioner og undertiden inkorporere søgemaskiner, der ligner dem, der bruges til at søge på Internettet, så brugerne hurtigt og nemt kan finde filer. Dokumenter, der er gemt i softwaren, kan udskrives, e-mailes og faxes digitalt. Nogle software giver brugerne mulighed for at kommentere dokumenter ved hjælp af indbyggede kommentarfunktioner.
Dokumentafbildningssoftware inkluderer ofte muligheden for at integrere dokumenter med andre programmer. Dokumenter kan gemmes i portabelt dokumentformat (PDF) og Microsoft® Office-kompatible formater, og billeder kan eksporteres i formater som jpeg og tiff. Data kan også kopieres og indsættes i tekstbehandlingsdokumenter og regneark.
Mange virksomheder bruger dokumentafbildningssoftware til dets sikkerhedsfunktioner. Brugere kan tillades eller nægtes adgang til bestemte filer baseret på brugerprivilegieniveau, og filer kan låses til redigering, eller redigeringer kan kræve godkendelse, før de anvendes til dokumenter. Ud over at give sikkerhed ved at kontrollere adgang til og skifte af dokumenter giver dokumentafbildningssoftware forretningssikkerhed, fordi digitale filer, i modsætning til papirdokumenter, nemt og regelmæssigt kan sikkerhedskopieres. Dette gør det muligt for virksomheder at beskytte dokumenter i tilfælde af katastrofale begivenheder som ild eller oversvømmelse.
Digital billedbehandlingssoftware har også flere andre fordele. Ud over at give øget sikkerhed, sparer digitale filer lagerplads. Computerfiler er lettere tilgængelige og lettere at dele end papirdokumenter, især for store, spredte arbejdsgrupper. Software, der inkluderer automatiske arkiveringsfunktioner, kan også spare administrationsomkostninger. Da de fleste dokumenter i sidste ende bruges elektronisk, giver arkivering og opbevaring af dem i elektronisk format kontinuitet, konsoliderer arbejdsgange og sparer tid.