Hvad er Groupware?
Groupware er software, der letter en gruppe mennesker, der arbejder inden for det samme system eller den applikation, uanset hvor de tilfældigvis er. Sådanne gruppevareprogrammer er almindeligvis e-mail, nyhedsgrupper og chat. Almindelige gruppevareprogrammer, der let genkendes af nutidens computerbrugere inkluderer Lotus Notes, e-postserversystemer som FirstClass og Microsoft Exchange, 24Seven Office, Livelink og Workspot.
Nogle eksperter deler gruppevare i tre kategorier: kommunikationsværktøjer, konferenceværktøjer og samarbejdsstyringsværktøjer. Kommunikationsværktøjer inkluderer e-mail, fax og stemmemail. Konferenceværktøjer inkluderer data, tale og videokonferencer; og opslagstavler og chatrum. Samarbejdsstyringsværktøjer inkluderer elektroniske kalendere, projektstyringssystemer og workflow-systemer.
Andre eksperter opdeler gruppevare i to kategorier relateret til tid og to andre kategorier relateret til sted. Når medarbejdere bruger en applikation på samme tid, er det synkron groupware; arbejdere, der bruger den samme applikation på forskellige tidspunkter, bruger imidlertid asynkron gruppevare. De stedrelaterede kategorier samles, gruppevare, der bruges af mennesker på samme sted; og afstand, gruppevare, der bruges af mennesker forskellige steder.
Virksomheder bruger gruppevare af forskellige årsager. En primær årsag er at omgå det traditionelle problem med at have medarbejdere forskellige steder, der har brug for at arbejde på den samme applikation. Ved at logge ind på et netværk eller intranet-server kan medarbejdere forskellige steder få adgang til den samme applikation og drage fordel af andres forskellige perspektiver og meninger. Denne funktionalitet er en primær facet af telekommunikation. Hvis du kan logge på firmaets server hvor som helst, behøver du ikke være på kontoret for at få adgang til bestemte gruppevarer.
Telekommunikation kan spare på rejseomkostninger for både virksomheder og ansatte. Det kan også aktivere kommunikation i realtid, når det ellers ville være umuligt. Denne kommunikation kan fremme en større forståelse af målene og målene for en virksomheds projekter gennem gruppediskussion af hvert trin på vejen til at nå disse mål og mål.
En anden anvendelse til gruppevare er gruppeproblemløsning. Mange gange ser nogle ansatte anderledes end andre medarbejdere. Hvis de alle arbejder inden for de samme applikationsrammer, kan de løse problemer samlet, hvilket sparer virksomheden tid og penge. Uden gruppevare ville sådant realtidssamarbejde ikke være muligt.