Hvad er styring af informationslivscyklus?

Styring af informationslivscyklus er det navn, der gives til de strategier og politikker, som en virksomhed bruger til at vedligeholde og organisere digital information. Det er den moderne udvikling af strategier, der bruges til at styre fysiske data, såsom dem, der er gemt på papir, film og andre fysiske medier. Et stykke data gennemgår fem faser af informationslivscyklusstyring. Dette er oprettelse, distribution, vedligeholdelse, brug og disposition.

Med styring af informationslivscyklus styres bevægelsen og lagringen af ​​et givet stykke data fra det tidspunkt, det oprettes, til det tidspunkt, hvor det ophører med at være nyttigt. Normalt sker dette i en forretningsmæssig sammenhæng, skønt styring af informationslivscyklus også kan bruges til at vedligeholde data til regeringen eller til andre formål. En virksomheds politik for informationslivscyklusstyring er dikteret af organisationens overordnede mål og er tæt knyttet til dens generelle informationsteknologipolitikker.

Processen begynder med oprettelse eller modtagelse af et nyt stykke information. Dataene kan enten oprettes internt, som når en revisor forbereder et budget til organisationen, eller det kan modtages fra nogen uden for virksomheden. Dette kan omfatte formularer, korrespondance eller rapporter.

Informationen distribueres derefter. På det interne plan videregives dataene til arbejdstagere og ledere i virksomheden, som muligvis har brug for dem for at træffe politiske beslutninger. Dataene kan også distribueres eksternt til leverandører, klienter eller aktionærer.

Dernæst kan informationen bruges til at hjælpe med at tage forretningsbeslutninger eller vejlede virksomhedens politik. Gennem brugs- og distributionsprocessen skal informationerne opretholdes. Vedligeholdelse inkluderer arkivering, hentning og overførsel af informationen. For at oplysningerne skal være nyttige, skal virksomheden arrangere den i en forudbestemt rækkefølge og have et system på plads til at styre den. Processer til sporing af data, mens de er i brug, er også en del af vedligeholdelsestrinnet.

Endelig gennemgår information disposition. Dette er den politik, der er fastlagt for håndtering af oplysninger, der er blevet mindre værdifulde med tiden. Sådanne data er mindre ofte tilgængelige og har muligvis allerede opfyldt kravene til opbevaring, der er fastsat i regerings- eller organisationsregler.

I et velorganiseret system til styring af informationslivscyklus bevæger data sig glat gennem disse fem trin. En undtagelse er, når virksomheden bliver involveret i en retssag. I dette tilfælde kan nogle data fryses eller fjernes fra den generelle datastrøm, indtil det juridiske spørgsmål kan løses.