Hvad er vidensstyringssoftware? (med billeder)
Videnhåndteringssoftware er et værktøj eller et sæt værktøjer, der bruges til elektronisk at indsamle, organisere, dele og gennemgå forretningsinformation blandt forskellige brugere. Begrebet videnstyring (KM) udviklet i 1990'erne, da virksomheder kæmpede med effektive måder at styre og hente forretningsinformation på. Enterprise content management systems blev udviklet sammen med specifik videnstyringssoftware for at lette indsamling og distribution af viden. I øjeblikket er der hundredvis af forskellige KM-softwareværktøjer, der hver er designet til en bestemt type forretning.
Diverse grupper som kundeservice, informationsteknologi (IT), detailhandel, videnskab, teknik, regering og uddannelse kan muligvis have behov for specialiseret videnhåndteringssoftware. For eksempel administrerer nogle KM-software oplysninger om klienter eller kunder for at forbedre salg og kundesupport. En anden type kan indsamle oplysninger om medarbejderes færdigheder, talenter, uddannelse og erhvervsuddannelse for at udnytte ekspertise, der måske er gået upåagtet hen i fortiden. Nogle værktøjer styrer arbejdsgennemstrømningen, giver træning eller standardiserer processer gennem trin-for-trin-instruktioner eller manualer.
Videnstyring begynder med processen med at indsamle tilgængelig information. Papirdokumenter, e-mails, .pdf- eller tekstbehandlingsfiler, tegninger eller grafik, webindhold, håndskrevne dokumenter, mikrofilm eller mikrofiche og digitale filer er alle mulige input. En fagekspertes viden kan også skrives ned og føjes til vidensbasen. Specielle værktøjer kan konvertere forskellige informationsindgange til et standardformat og forbedre kvaliteten af den resulterende dokumentation. Det resulterende videnssæt gemmes normalt i en stærk database.
Når information er samlet, bruges andre videnhåndteringssoftwareværktøjer til at styre informationen. Dokumenter og filer kan knyttes, indekseres og kategoriseres, så de let kan scannes og fås ved hjælp af genvindingsværktøjer. Nogle oplysninger kræver muligvis versionskontrol, så brugerne er sikre på at kun bruge de mest opdaterede oplysninger, mens tidligere versioner arkiveres. KM-værktøjer gør det muligt for flere brugere at samarbejde om at skabe information og styre en gennemgangs- og godkendelsesproces. Andre funktioner kan omfatte adgangskontroller, arkiv- og opsamlingsfunktioner og konvertering til forskellige outputtyper.
Der er mange forretningsfordele ved at bruge videnhåndteringssoftware. Det reducerer behovet for virksomheder at håndtere og opbevare store mængder papir eller poster i forskellige formater med forskellige opbevaringsbehov. Information kan hentes hurtigere fra en bredere vifte af kilder og kan deles og kontrolleres lettere. KM-værktøjer giver brugerne mulighed for at indsamle information om informationen, såsom metrics, produktivitet, tilbagevendende eller almindelige problemer og arbejdsgangsfordelinger. Af disse grunde vokser software til videnstyring fortsat i popularitet, kompleksitet og praktisk anvendelse.