Hvad er online dokumenthåndtering?
Online dokumenthåndtering er en service, der giver folk mulighed for at se, dele, ændre og kontrollere dokumenter online. En række virksomheder tilbyder online dokumenthåndteringstjenester, og nogle virksomheder opretter deres egne systemer til intern brug. Nogle tjenester er gratis, mens andre opkræver gebyrer for at vedligeholde tjenesten og give ekstra fordele og tjenester. Det er ikke ualmindeligt, at virksomheder tilbyder en pakke kontorrelaterede tjenester med online dokumenthåndtering, så folk kan få adgang til alt, hvad de har brug for et sted.
Der er en række grunde til, at folk muligvis vil have adgang til dokumenter online. En af de mest almindelige årsager er ønsket om at have et virtuelt kontor. På et virtuelt kontor er nogen ikke bundet til en bestemt placering eller computer; det er muligt at logge på hvor som helst i verden for at se dokumenter online. Derudover kan folk dele deres virtuelle kontor, som for eksempel når en redaktør arbejder med en klient i et andet land. Klienten kan sende dokumenter online til visning og ændring af en af parterne, en meget mere effektiv tilgang end mailing af dokumenter eller e-mail til dem.
Online samarbejde er også lettere med online dokumenthåndtering. Nogle virksomheder har produkter, der er specifikt designet til at lette samarbejdet, hvilket gør det muligt for flere personer at blive logget ind i et dokument på én gang, foretage ændringer og tilføje kommentarer. Elektronisk dokumentlagring kan også være nyttig som en sikkerhedsforanstaltning og sikre, at hvis dokumentet bliver beskadiget i andre formater og placeringer, det stadig vil være tilgængeligt online.
Det er muligt at gøre online dokumenter offentlige eller private. Folk leverer undertiden genoptagelser, udklip og lignende dokumenter i et delt format, så potentielle kunder og interesserede mediemedlemmer let kan få adgang til dem. På den anden side foretrækker folk, der arbejder på et fortroligt projekt, et kodeordbeskyttet område til deres dokumenter for at sikre, at de ikke bliver set af uautoriseret personale. Folk kan normalt tilpasse privatlivets indstillinger, herunder hvem der har tilladelse til at se dokumentet til enhver tid.
Personer, der er interesseret i online dokumenthåndtering, kan tjene fra en række tjenester. Det er vigtigt at tænke over, hvilke slags funktioner der kan være ønsket, før du tilmelder dig en service, og det kan også være klogt at spørge andre mennesker, der vil arbejde på det samme dokument, hvis de foretrækker det. For eksempel har nogen muligvis allerede et abonnement på en tjeneste og foretrækker at arbejde med den i stedet for at abonnere på en anden tjeneste.