Hvad er kildedata?
Kildedata er et udtryk, der bruges til at beskrive oprindelsen af oplysninger, der bruges til at oprette elektroniske data. Data af denne type oprettes normalt på en af to måder. En fremgangsmåde er at scanne papirkopier og oprette elektroniske filer af disse papirkopier. En anden fremgangsmåde er at læse oplysningerne på papirkopien og indtaste dataene i et elektronisk format ved hjælp af et tastatur og en slags databehandlingssoftware. Dette gør det muligt at placere kildedataene i lager, mens de ledsagende elektroniske data kan bruges, når og som ønsket, uden behov for konstant at hente det originale kildedokument.
Scanning af kildedata er en almindelig tilgang til at bevare værdifulde papirkopier, der kan være i fare for forringelse. Processen med scanning effektivt gør det muligt at oprette et elektronisk billede af originaldokumentet. Det er især nyttigt med kildedata som historiske dokumenter såsom forretningskontrakter, folketællingsrapporter, gerninger og andre typer poster. Ved at gøre brug af de elektroniske kopier er det muligt at henvise til og gøre brug af de oplysninger, der findes i dokumenterne, uden at udsætte originalerne for yderligere slid.
Der er nogle eksempler på scannere, der gør mere end blot at skabe et elektronisk billede af kildedata. Et eksempel er en scanner, der er programmeret til at behandle oplysninger, der findes på et visitkort. I stedet for at oprette en elektronisk fax af kortet, læser scanneren faktisk oplysningerne og relaterer den til specificerede felter som navn, adresse, telefon- og faxnumre og e-mail-adresser. Informationen, der er opnået fra kildedataene, deponeres derefter i en database, der er kompatibel med scannersoftwaren, hvilket sparer meget tid på dataregistrering og oprettelse af postlister.
Kildedata giver ofte de oplysninger, der bruges i forskellige dataindtastningsopgaver. I denne applikation er der ikke noget forsøg på at bruge scanningssoftware til at oprette billeder eller udtrække data fra kilden. I stedet læser enkeltpersoner kildedata, der findes på papirkopier, og indtaster oplysningerne i en eller anden type database. Dette skaber computerlagring af de data, der er sikkerhedskopieret med kildedataene til hard kopi, og giver fordelen ved at være i stand til at redigere eller dele den elektroniske information med andre uden behov for at dele kildedokumentet. Oplysningerne kan også om nødvendigt kombineres helt eller delvist med data fra yderligere kilder, så kildedokumentet kan forblive intakt og bevares i sin originale form.