Hvad er total printstyring?
Total printadministration adskiller sig fra gennemsnitlige udskrivningsstyringsaktiviteter, idet det er en dybdegående vurdering af printerinfrastrukturens produktivitet. Den overvejer hardware, software og praktiske udskrivningstjenester, når de bestemmer, hvor godt disse tjenester fungerer. Total printstyring kan øge kvaliteten og rentabiliteten af en udskrivning. Hvis en virksomhedsejer outsourcerer den samlede printstyring til en anden virksomhed, kan han muligvis modtage forslag til, hvordan han kan gøre hans udskrivningsmiljø mere levedygtigt efter at have gennemgået produktivitetsvurderinger og foretaget efterfølgende driftsændringer.
Ved at investere i total printstyring kan administratorer muligvis gøre deres udskrivningsnetværk mere effektivt og håndterbart. Nogle rapporter indikerer, at virksomheder kan sænke deres driftsomkostninger med op til 30%. Forslag til at styre produktiviteten kan omfatte køb af nyt, multifunktionelt udstyr eller blot omkonfigurering af gammelt udstyr og flytning af det. Hvis en udskrivningsadministrator foretager ændringer som disse, kan procentdel af opsparing og rentabilitet stige endnu mere.
Print total styring kan give et praktisk overblik over en udskrivning. For eksempel kan rapporter, der beskriver printerbrug, give en administrator indsigt i, hvor godt og hvor ofte hans printere bruges. Ved hjælp af disse rapporter kan han muligvis strømline operationer, så effektiv printerbrug bliver maksimeret. Næsten ethvert aspekt af en udskrivningsoperation kan kontrolleres og styres gennem et samlet printstyringsprogram, fra ordreindtastning og forsendelse til lagerstyring og intern soft omkostningsreduktion.
Et samlet printstyringsprogram kan direkte påvirke personer, der er involveret i udskrivningstjenester, fra klienter til informationsteknologispecialister. Da total udskrivningsstyring kan tilbyde administratorer muligheden for at forbedre deres supporttjenester, kan informationsteknologispecialister muligvis finde deres job lettere og kan bruge mindre tid til at fejlfinde udskrivningsproblemer. Dette frigør tid for specialisterne til at optimere udskrivningstjenester. Efterfølgende kan kunder have glæde af øget og hurtigere produktion af dokumenter, hvis de bruger de tjenester, informationsteknologer opretholder under det samlede printstyringsprogram.
Derudover kan et program give administratorer porteføljer og profiler. I disse kan nye printstyringsstrategier anbefales til administratorer, der ønsker at øge produktiviteten og spare penge, samt tilbyde de bedst mulige udskrivningstjenester til klienter. Med disse oplysninger kan uventede reparationsomkostninger styres og undgås. Risici kan minimeres ved at spore aktiver og bogføre alle driftsomkostninger. Fremtidige operationer kan også planlægges med fremskrivninger i både ekspansion og teknologi.