Hvad er webkonference?
Som en måde at tilføje visuelle data til en lydkonference tilbyder webkonference et relativt billigt middel til at skabe et virtuelt arbejdsmiljø med personer over hele byen eller over hele verden. Her er nogle af de grundlæggende oplysninger om webkonferensteknologi, muligheder og applikationer.
Påtænkt som en ledsagertjeneste til lydkonferenceopkald kom webkonference først på massemarkedet i 1990'erne. Før den tid var webkonferencer blevet betragtet som en premium-service, som kun de mere velstående virksomheder og organisationer havde råd til at bruge. Teknologiske fremskridt i slutningen af 1980'erne gjorde det imidlertid tydeligt, at Internettet kunne understøtte et simpelt præsentationsdelingsmiljø, som ville være en ideel måde at dele, diagrammer, regneark og andre data med personer, mens de stadig bruger lydkonferenceopkald til verbal kommunikation.
De tidligste webkonferencer var meget afhængige af at uploade og cache en applikation på harddisken til enhver person, der var beregnet til at deltage i et webmøde. Uploaden vil indeholde filer, der ville blive brugt under mødet. I virkeligheden ville oprinderen eller lederen af konferencen få adgang til disse filer under konferencen og kontrollere deres visning under mødet.
Mange personer modsatte sig imidlertid denne tilgang, da ejendomsoplysninger nu var indeholdt på et antal harddiske. Konferenceslederen var nødt til at stole på de deltagendes largesse til at slette følsomme filer fra harddisken efter mødet. Over tid blev teknologien forbedret for at give mulighed for automatisk sletning af filerne, når konferencen var afsluttet. I dag er der stadig webkonferenceudbydere, der kræver, at deltagerne skal logge ind mindst tredive minutter før live-møder og gennemgå denne uploadproces.
I begyndelsen af 1990'erne begyndte alternative løsninger til webpræsentationer at komme til. En type service var stærkt afhængig af brugen af oprettelsesværktøjer til præsentationsdeling, f.eks. PowerPoint. Med denne type webkonferencer vil lederen uploade en diaspræsentation til serveren for webkonferenstjenesten. Slides blev konverteret til grundlæggende HTML-dias og gemt på udbyderens server. Ved hjælp af loginoplysninger kunne lederen logge på og aktivere et møde ved at vælge fra en liste over gemte præsentationer, der skulle deles med de deltagende. Denne tilgang havde en masse appel til personer, der rejste og ikke altid kunne være ved hans eller hendes egen computer for at drive mødet. Så længe præsentationen var blevet uploadet til webkonference-tjenesten på forhånd, ville enhver computer med en internetforbindelse og en medieafspiller være tilstrækkelig.
For deltagere eliminerede denne nyere form for webkonference cachen af filer på deres harddiske. Alt hvad der kræves for dem at deltage var en URL til login-siden og en adgangskode. Da præsentationen blev konverteret til grundlæggende HTML-dias, havde deltagere ikke brug for andet end en medieafspiller for at se præsentationer. Der var ingen logning tidligt for at downloade noget. Webkonference blev lidt renere for alle.
I årenes løb er webcomputerkonferencer blevet mere brugervenlige, selvom der blev tilføjet yderligere funktioner. Audiostreaming giver deltagerne mulighed for at lytte til lyden, når de ser præsentationer i dag. De fleste webkonferenceværktøjer i dag tillader ikke kun dokumentvisning, men også muligheden for lederen til at give kontrol fra hinanden, så deltagere kan arbejde på et brev, et regneark eller en præsentation sammen.
Meddelelsesegenskaber på mange webkonferencesystemer giver deltagerne mulighed for at sende privat besked til lederen, der muligvis svarer privat eller offentliggør beskeden til hele gruppen til diskussion. Deltagelsesplaner for både leder og deltagere giver alle mulighed for at se, hvem der i øjeblikket er på konferencen, hvornår personer melder sig, og hvor længe folk er på webpræsentationsmødet. Optagelsesevner muliggør synkronisering af stemme og visuals til en permanent plade, som lederen kan dele med andre på et senere tidspunkt.
Webkonference har vist sig at være et nyttigt og omkostningseffektivt værktøj for mange virksomheder og organisationer i alle størrelser. Da produktet forbedres med yderligere funktioner i de kommende år, vil det uden tvivl give en endnu mere nyttig måde at kommunikere med personer over hele verden.