Hvad er workflow-software?
Workflow-software giver en computer mulighed for at opnå sit højeste potentiale - at arbejde for brugeren, så han eller hun kan komme videre med andre vigtige opgaver. Denne software findes i mange funktionaliteter, og nogle af de mest kendte gør nogle af de mest almindelige computeropgaver.
En af fordelene ved workflow-software er, at det kan hjælpe med at spare en bruger tid ved at automatisere rutiner og subroutiner, som han eller hun ellers ville bruge tid på, såsom dataregistrering og e-mail-filtrering. Softwaren kan konfigureres til at behandle dataindtastning på en sådan måde, at den kører i baggrunden, så brugeren kan koncentrere sig om andre vigtigere opgaver. Det samme gælder e-mail-filtrering, processen med at opslette e-mail-meddelelser i forskellige mapper i henhold til instruktioner, der enten er forinstalleret eller installeret af brugeren.
Forhandlere, der er specialiserede i online- og / eller telefonordrer fra kunder, finder ofte meget at lide i workflow-software. Denne form for applikation kan automatisere sådanne normalt tidskrævende opgaver som ordrehåndtering, restitutioner og handelssporing. Det kan konfigureres til at håndtere sådanne opgaver og garantere, at alle dataene kommer til de rigtige steder. Dette er en sidefordel ved at bruge softwaren: muligheden for at undgå menneskelige fejl, der uundgåeligt opstår i forretningsrelaterede opgaver.
Med den voksende popularitet inden for elektronisk kommunikation sender og modtager flere og flere medarbejdere e-mails, faxer og digitale billeder. Scannere bruges ofte til at oprette sådanne digitale filer. Workflow-software kan også hjælpe her ved at automatisere scannings- og sendeprocessen. En bruger kan konfigurere sin software til at gøre dette ved at udpege en Scan- mappe, sige og instruere programmet til at scanne noget, der er placeret i mappen og vedhæfte resultatet til en e-mail. I nogle tilfælde kan en bruger endda nummerere filerne og udpege tilsvarende e-mail-adresser, så han eller hun ikke behøver at bruge tid på at adressere hver enkelt e-mail.
En anden nyttig opgave udført af denne type software er filkonvertering. En af de mest populære slags filkonvertering i disse dage er at lave PDF-filer ud af næsten enhver anden form for fil. Adobe®, skaberen af pdf, fremstiller software, der tillader netop denne slags automatisering; andre applikationer foretaget af andre udviklere tilbyder den samme form for funktionalitet.