Wie wähle ich einen persönlichen Assistenten aus?
Das Hinzufügen eines Mitarbeiters zu einem Team kann zu Ängsten führen. Wenn jedoch ein persönlicher Assistent ausgewählt werden muss, ist noch mehr Sorgfalt erforderlich. Ein persönlicher Assistent vertritt einen Arbeitgeber. In der Regel nimmt ein Assistent Anrufe entgegen, plant Termine und fungiert häufig als Verbindung zwischen Arbeitgeber und Kunde. Als erster Ansprechpartner muss ein Assistent ein freundliches, professionelles Auftreten zeigen und ein gutes Gespür für die Werte und die Mission haben, die das Unternehmen projizieren möchte.
Um einen persönlichen Assistenten auszuwählen, muss zunächst eine Stellenbeschreibung mit bestimmten Aufgaben erstellt werden. Führen Sie alles auf, für das der persönliche Assistent verantwortlich ist, und notieren Sie sich die Software und Programme, die für die Ausführung der Aufgaben erforderlich sind. Ordnen Sie die Aufgaben nach Wichtigkeit. Wenn der Assistent 60% des Tages damit verbringt, Webinhalte zu aktualisieren, ist die Auswahl eines Assistenten mit einem hohen Grad an Vertrautheit mit dem Internet ein Muss. Alle Mitarbeiter können geschult werden, aber es ist am besten, wenn die Stärken eines persönlichen Assistenten direkt mit dem Großteil der Aufgaben übereinstimmen. Gelegentliche Aufgaben können am Arbeitsplatz erlernt werden, ohne dass viel Zeit für die Ausbildung verloren geht.
In der nächsten Liste sollte die Arbeitsmoral des Unternehmens aufgeführt sein. Was ist am wichtigsten? Pünktlich sein? Kreative Ideen für das Team einbringen? Rechtzeitige Fertigstellung? Wählen Sie einen persönlichen Assistenten, der bereits die vom Unternehmen geschätzten Qualitäten und Einstellungen aufweist. Bereiten Sie vorab Prüfungsfragen vor, um die Arbeitsmethoden und -präferenzen des Bewerbers zu erkunden.
Viele Arbeitgeber sind versucht, einen persönlichen Assistenten mit ähnlichem Hintergrund und ähnlichen Fähigkeiten auszuwählen, weil sie sich mit der Vertrautheit wohl fühlen. Das ist ein Fehler. Die Idee eines persönlichen Assistenten ist, jemanden in der Nähe zu haben, der die Lücke schließt und zum Team beiträgt. Fragen Sie nach anderen Fachgebieten, anstatt jemanden mit den gleichen Fähigkeiten einzustellen. Führen Sie die aktuellen Schwächen am Ende der Interviewfragen auf und informieren Sie sich auch in diesen Bereichen über den Hintergrund.
Um einen persönlichen Assistenten auszuwählen, der die erforderlichen technischen Aufgaben erledigt, sollten Sie kostenlose Online-Bewertungen nutzen. Die "Experten" -Ebene einer Person in einem Softwareprogramm kann die Idee eines anderen "Anfängers" sein. Vergessen Sie nicht die Kommunikationsbereiche. Kommuniziert der persönliche Assistent mit den Kunden über E-Mail oder andere schriftliche Korrespondenzmethoden? Holen Sie sich ein Schreibmuster. Software, Büromaschinen und Standardbüroverfahren können trainiert werden, es kann jedoch schwierig sein, die Schreibfähigkeiten für diejenigen zu verbessern, die mit schriftlicher Kommunikation nicht von Natur aus vertraut sind. Rechtschreibfehler, Tippfehler und schlechte Grammatik sind ein großes Problem für einen Kunden.
Ermitteln Sie also den Bedarf und nehmen Sie sich Zeit, um die Stellenbeschreibung zu erstellen. Bestimmen Sie die erforderlichen Kriterien, schränken Sie die Kandidaten ein und fordern Sie Tests an. Vertraue deinen Instinkten. Wenn die Kandidatenliste richtig eingegrenzt wurde, haben die Top-Picks wahrscheinlich alle wichtigen Eigenschaften. An diesem Punkt sollte die Wahl getroffen werden, indem der Kandidat ausgewählt wird, mit dem Sie das beste Verhältnis haben.