Wie wähle ich die beste Geschäftsprozessmodellierungssoftware aus?
Die Anschaffung von Geschäftsprozessmodellierungssoftware ist teuer und erfordert Schulung, Zeit und Aufwand bei der Implementierung. Die Software muss der Organisation einige Jahre dienen. Die Verwendung der Software wirkt sich auf den Geschäftsprozess des Unternehmens aus. Es ist wichtig, dass Unternehmen ihre technischen, funktionalen und Support-Anforderungen sorgfältig abwägen und die Angebote mehrerer Anbieter von Geschäftsprozessmodellierungssoftware vergleichen, um diejenige auszuwählen, die den besten Wert bietet.
Eine Organisation möchte möglicherweise zunächst ein Evaluierungsteam für kleine Geschäftsprozesssoftware einrichten, um die Anforderungen der Organisation zu ermitteln und eine Angebotsanfrage (RFP) zu erstellen. Das Team kann aus Führungskräften und Mitarbeitern bestehen, die über eine Reihe von Fachkenntnissen in den Bereichen verfügen, die von der Software betroffen sind. Ein von diesem Team erstelltes RFP kann an einige ausgewählte Anbieter gesendet werden, die die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen scheinen.
Das Evaluierungsteam prüft die Merkmale und Funktionen der Software und vergleicht diese mit den Anforderungen des Unternehmens. Die Typen und Formate der produzierten Modelle werden wichtig sein. Die Fähigkeit, Code aus den Modellen für die Entwicklung von Softwareanwendungen zu generieren, kann in bestimmten Situationen von entscheidender Bedeutung sein. Wenn in der Softwareentwicklung Prozessmodelle verwendet werden, müssen die vom neuen System generierten Modelle kompatibel sein. Weitere Funktionen, die evaluiert werden können, sind Berichterstellung, Dokumentenverwaltung, Formularerstellung, Geschäftsregelengines und Benutzerverwaltung.
Ein Geschäftsprozessserver ist eine spezielle Software, die die Möglichkeit bietet, die Prozessmodelle beim Entwerfen von Workflows zu verwenden. Technologie und Menschen interagieren mit den Workflows, um ihre Aktivitäten zu verwalten. Wenn diese Funktionalität benötigt wird, kann dies die Software-Evaluierung beeinträchtigen.
In einigen Fällen muss die Modellierungssoftware bestimmte Industriestandards erfüllen, z. B. Business Process Modeling Notation. Informelle Standards können dazu führen, dass bestimmte Softwareprodukte für die Geschäftsprozessmodellierung in bestimmten Branchen eine gute Akzeptanz finden. Das Evaluierungsteam möchte möglicherweise Software in Betracht ziehen, die in seiner Branche erfolgreich implementiert wurde.
Software-Support sowohl während der Implementierung als auch nach der Installation kann ein wichtiger Aspekt sein. Die Implementierung und Wartung von Geschäftsprozessmodellierungssoftware kann komplex sein. Das Evaluierungsteam möchte feststellen, ob der Support eines Softwareanbieters den Anforderungen des Unternehmens entspricht.
Einige Unternehmen können bestimmte Software unverändert verwenden, andere müssen sie möglicherweise anpassen. Das Evaluierungsteam sollte prüfen, ob Anpassungen erforderlich sind, um die Anforderungen der Organisation zu erfüllen. Die Anpassung erhöht die Kosten im Voraus und kann in Zukunft beim Upgrade zu höheren Kosten führen. Im Allgemeinen ist es kostengünstiger, auf das Anpassen von Software zu verzichten.
Die Kosten der Software werden ein wichtiger Gesichtspunkt sein. Dies sollte nicht nur in Bezug auf die anfänglichen Kosten bewertet werden, sondern auch die Lebenszykluskosten berücksichtigen. Einige Faktoren für die Lebenszeitkosten können Sitzplatzlizenzen, Wartung, Anpassungen und jährliche Lizenzverlängerungen sein.
Durch die Auswahl der besten Software zur Geschäftsprozessmodellierung kann das Unternehmen seinen Return on Investment (ROI) verbessern. Mit der Software zur Geschäftsprozessmodellierung kann das Unternehmen seinen aktuellen Geschäftsprozess erfassen und abbilden. Wenn eine Neugestaltungsinitiative für Geschäftsprozesse durchgeführt wird, kann dies zu einer Optimierung der Geschäftsprozesse führen. Die Software zur Geschäftsprozessmodellierung ist eine Schlüsselkomponente des Geschäftsprozessmanagements, das auch die Abbildung von Geschäftsprozessen und die Überwachung von Geschäftsprozessen umfasst.