Wie wähle ich die beste Plattform für die Zusammenarbeit aus?
Bewerten Sie auf der Suche nach der besten Plattform für die Zusammenarbeit Ihre Anforderungen und Ihre Erwartungen an die Software. Die meisten Plattformen für die Zusammenarbeit bieten grundlegende Kommunikationsfunktionen, Datenspeicherung, Dateifreigabe, Tools zur Fehlerbehebung und Konferenzfunktionen. Geschwindigkeit, Benutzerfreundlichkeit, zusätzliche Funktionen und die damit verbundenen Kosten sollten ebenfalls berücksichtigt werden.
Die drei Hauptmerkmale einer kollaborativen Plattform sind die zentrale Datenspeicherung, Kommunikationstools und Tools zur Fehlerbehebung. Durch die zentrale Datenspeicherung muss kein Mitarbeiter mehr Daten auf seinem Computer speichern, und die Daten bleiben konsistent und aktuell. Die Live-Dateifreigabe ist eine weitere nützliche Funktion, mit der Mitarbeiter problemlos Dokumente oder Tabellen in der Gruppe freigeben können.
Kommunikationswerkzeuge können Funktionen wie Webkonferenzen, Gruppen- oder private Besprechungen, VoIP (Voice over Internet Protocol), E-Mail- oder Instant Messaging-Systeme umfassen. Live-Streaming-Videos sind sehr effektiv für Konferenzen oder Online-Besprechungen. Einige Plattformen für die Zusammenarbeit bieten die Funktion eines virtuellen Whiteboards für Demonstrationen. Möglicherweise müssen Sie auch einen Mitarbeiter von einer Besprechung ausschließen. Auf einigen Plattformen ist dies möglich.
Tools zur Fehlerbehebung sind wichtig, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter Probleme schnell und einfach lösen. Einige Plattformen verfügen über einen integrierten Hilfeabschnitt, auf den jeder Gruppenmitarbeiter zugreifen kann. Diese Funktion reduziert die Inanspruchnahme von Fachleuten oder externen Diensten und spart Zeit und Geld.
Kollaborative Plattformen können verschiedene Formen annehmen und Software sein, die auf einem lokalen Computer installiert ist, oder eine Installation, die von einem Remoteserver ausgeführt wird. Einige Plattformen sind internetbasiert und Mitarbeiter können mit einem Benutzernamen und einem Kennwort auf die Plattform zugreifen. Die von Ihnen gewählte Installation oder Art der Plattform kann sich auf die Geschwindigkeit und die Leistung der Plattform auswirken. Geschwindigkeit ist ein wichtiger Gesichtspunkt, da Verzögerungen oder eine langsame Leistung Probleme bei Webkonferenzen oder bei der Verwendung von VOIP verursachen können.
In einigen Fällen kann es erforderlich sein, dass ein Fachmann die kollaborative Plattform für Sie erstellt oder einrichtet. In diesem Fall ist es ratsam zu prüfen, ob der Anbieter auch Schulungen für die Teammitglieder anbietet, die die kollaborative Plattform verwenden, da dies dem Team hilft, die Funktionsweise der Plattform zu verstehen und von Anfang an eine optimale Produktivität sicherzustellen. Die meisten Plattformen sind recht einfach zu bedienen, die Merkmale und Funktionen unterscheiden sich jedoch von Plattform zu Plattform erheblich. Daher kann es einige Zeit dauern, bis die Mitarbeiter das System vollständig verstanden haben.
Eine letzte Überlegung wäre, ob Sie Open-Source-Software oder proprietäre Software bevorzugen. Wenn Sie ein knappes Budget haben, ist Open-Source-Software die beste Option, da diese Pakete kostenlos erhältlich sind. Die meisten dieser Pakete bieten die erforderlichen Grundfunktionen. Wenn Sie jedoch zusätzliche Funktionen benötigen, liegt es möglicherweise in Ihrem Interesse, sich für ein kostenpflichtiges Softwarepaket zu entscheiden.