Wie wähle ich die beste Collaborative Workflow-Software aus?
Um die beste Workflow-Software für die Zusammenarbeit auszuwählen, sollten Sie zunächst ermitteln, von welchen Funktionen Ihr Unternehmen am meisten profitieren kann. Wenn Sie beispielsweise in einer Branche wie der Werbung arbeiten, benötigen Sie möglicherweise eine Software, mit der Sie und Ihre Kollegen Bilder oder Videos bearbeiten und verarbeiten können. Ebenso benötigen Fachleute, die in einer Dienstleistungsbranche arbeiten, möglicherweise eine Software für kollaborative Arbeitsabläufe mit einer benutzerfreundlichen Weboberfläche für Kunden. Faktoren wie Reputation und Kosten können ebenfalls in Betracht gezogen werden, wenn das beste Programm ausgewählt wird.
Ein Workflow-Programm ist jede Art von Computersoftware, mit der Profis Projekte schneller und effizienter abwickeln können. In den meisten Fällen durchlaufen ein Dokument, ein Foto oder ein Video eine Reihe von Workflow-Schritten, beginnend mit dem Zeitpunkt, zu dem es in ein System hochgeladen wurde, und endend, nachdem es erfolgreich verarbeitet wurde. Der kollaborative Workflow beschreibt einen Prozess, der für eine Reihe verschiedener Benutzer konzipiert ist, die zum selben Workflow-Dokument beitragen.
Bei der Auswahl des besten Workflow-Programms für die Zusammenarbeit empfiehlt es sich möglicherweise, zunächst zu ermitteln, welche Arten von Software den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entsprechen. Beispielsweise benötigt ein professionelles Fotografieunternehmen Software, die Tools zum Bearbeiten von Bildern enthält. Möglicherweise gibt es eine Workflow-Software, die ausschließlich für professionelle Fotografen entwickelt wurde. Ebenso kann eine Versicherungsgesellschaft Programme finden, die Vorlagen und einen automatisierten Prozess für die Bearbeitung von Ansprüchen enthalten.
Wenn Sie ein kleineres Unternehmen haben und nur Hilfe beim Verfolgen von Abschlüssen, Aufträgen und anderen gängigen Arten von Dokumenten benötigen, können Sie von einem grundlegenden Workflow-Programm profitieren. Diese Art von Software enthält normalerweise häufig verwendete Dokumentvorlagen. Es kann Benutzern auch ermöglichen, einfache Prozesse zu entwerfen, die täglich ablaufen.
Open-Source-Software für kollaborative Workflows kann häufig kostenlos aus dem Internet heruntergeladen werden. Diese Programme sind in der Regel einfach und können manchmal Designfehler enthalten. Profis mit begrenztem Budget und ohne komplexe Bedürfnisse können jedoch von ihren Grundfunktionen profitieren. Andere verwenden Open-Source-Software, um sich mit verschiedenen Funktionen vertraut zu machen, obwohl sie die Software nicht in ihre täglichen Abläufe implementieren.
Fachleute, die sich für Software für kollaborative Workflows entscheiden, können auch die Qualität und die Kosten von Programmen berücksichtigen. Idealerweise wählt eine Person ein Programm, das die meisten hilfreichen Funktionen zum niedrigsten Preis bietet. Diese Software kann jedoch die Effizienz der täglichen Abläufe Ihres Unternehmens erheblich beeinträchtigen. Auf lange Sicht könnte es kostengünstiger sein, ein wenig mehr für zuverlässige Software zu zahlen, die einen ausgezeichneten Ruf genießt.