Wie wähle ich die beste Dokumenten-Workflow-Software aus?
Der Dokumentworkflow beschreibt den Prozess, den ein Dokument im regulären Betrieb einer Organisation durchläuft. Beispielsweise kann der Dokumenten-Workflow eines Fertigungsunternehmens mit einem von Ingenieuren entworfenen Modell beginnen, das dann an einen Fachmann weitergegeben wird, der auf der Grundlage dieses Entwurfs eine Stückliste erstellt. Sobald Kosten und Lieferanten von einem Fachmann ermittelt wurden, kann er oder sie dieses Dokument an einen Manager oder Fachmann weiterleiten, der die Bestellung bearbeiten und genehmigen kann. Fachleute, die Dokumenten-Workflow-Software verwenden, möchten einen klaren und transparenten Prozess erstellen, der automatisiert werden kann und der einer Organisation helfen kann, effizienter zu werden. Bei der Auswahl der besten Workflow-Software für Dokumente kann es hilfreich sein, die Anforderungen Ihres Unternehmens und die Qualität der Software zu berücksichtigen und zu bestimmen, welche Zugriffsmodi Ihren Anforderungen am besten entsprechen.
Einige grundlegende Arten von Dokumenten-Workflow-Software ermöglichen Benutzern den Zugriff auf Vorlagendokumente und können mit E-Mail-Systemen synchronisiert werden. Auf diese Weise können Benutzer Dokumente automatisch an E-Mail-Nachrichten anhängen. Mit diesen Basissystemen können Workflow-Manager auch einfache Systeme mit mehreren Phasen erstellen, die ein Dokument durchlaufen muss. Diese Systeme sind ideal für kleinere Unternehmen, die sich hauptsächlich mit dem internen Dokumenten-Workflow befassen.
Mit komplexerer Dokumenten-Workflow-Software können Benutzer ihre eigenen Vorlagen erstellen und Berichte zur Effizienz eines Workflow-Prozesses erstellen. Diese Systeme können es Benutzern auch ermöglichen, Client-Schnittstellen zu erstellen. Auf diese Schnittstellen können Kunden zugreifen, die Bestellungen oder Anträge aufgeben möchten. Diese Art von Software wird häufig von Fachleuten bevorzugt, deren Workflow-Systeme über die internen Abläufe einer Organisation hinausgehen.
Benutzerfreundlichkeit, Genauigkeit der Berichterstellung und die Fähigkeit, fehlerfrei zu arbeiten, sind Faktoren, die sich auf die Qualität auswirken können. Einige Tipps für die Auswahl der qualitativ hochwertigsten Workflow-Software für Dokumente sind, Kollegen in einer ähnlichen Branche nach Empfehlungen zu fragen. Viele Fachleute finden, dass Fachpublikationen großartige Ressourcen sind, die eingehende Untersuchungen und Bewertungen verschiedener Arten von Software liefern.
Im Allgemeinen gibt es zwei verschiedene Zugriffsmodi für Dokumenten-Workflow-Software. Einerseits bevorzugen größere Unternehmen möglicherweise den Kauf von Software, die auf den Computern eines Unternehmensnetzwerks installiert werden kann. In diesen Fällen besitzt eine Organisation Software und ist für die Aktualisierung der Funktionen und der Sicherheit verantwortlich.
Kleinere Unternehmen können bei Bedarf von Software profitieren. Dies ist eine Software, auf die Benutzer online zugreifen können. Software on Demand erfordert normalerweise, dass eine Organisation Nutzungsgebühren zahlt. Ein Vorteil dieser Zugriffsmethode besteht darin, dass sich Benutzer auf einen Software-Host verlassen können, um die Sicherheit und die Funktionen zu aktualisieren, wodurch die Abhängigkeit von Computertechnikern verringert wird.