Wie wähle ich die beste kostenlose Aufgabenverwaltungssoftware aus?
Einzelpersonen, Fachleute und Teams schreiben Aufgaben mithilfe einer kostenlosen Aufgabenverwaltungssoftware auf und korrelieren sie. Während die meisten kostenlosen Aufgabenverwaltungsprogramme ähnliche Funktionen enthalten, sind einige Funktionen für die Suche nach dem richtigen Programm zum Herunterladen wichtiger. Die Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren, die grundlegend erscheinen mögen, ist sehr wichtig und steht möglicherweise nicht in allen kostenlosen Programmen zur Verfügung. Die Gesamtzahl der Aufgaben, die gleichzeitig aufgezeichnet werden können, kann die Entscheidung zwischen Verwaltungssoftware für kleine und große Aufgaben treffen. Die Möglichkeit, Projektberichte zu erstellen und Informationen in andere Programme zu exportieren, ist auch ein Segen für Fachleute und Teams, die ständig andere Projekte abschließen müssen.
Das Priorisieren von Aufgaben ist eine Softwarefunktion, die die meisten Benutzer für selbstverständlich halten, da sie lediglich die Farbe einer Aufgabe ändert, eine Notiz in die Nähe der Aufgabe schreibt oder die Aufgaben in einer hierarchischen Reihenfolge von der höchsten bis zur niedrigsten Wichtigkeit anordnet. Wenn Projekte oder tägliche Aufgaben erledigt werden müssen, hilft die Priorisierung dem Benutzer, seinen Tag anhand der Aufgaben zu planen, und der Benutzer weiß sofort, was zu tun ist. Dies ist eine grundlegende Funktion, die in den meisten kostenlosen Aufgabenverwaltungsprogrammen enthalten ist. Einige bieten diese Funktion jedoch nur in kostenpflichtigen Versionen des Programms an.
Der häufigste Kunde für kostenlose Aufgabenverwaltungssoftware ist eine beschäftigte Person, die viele Aufgaben zu planen und zu koordinieren hat. Dies bedeutet, dass die Gesamtanzahl der Aufgaben, die gleichzeitig in der Aufgabenverwaltungssoftware gespeichert werden können, von großer Bedeutung ist, insbesondere für Teams, die Aufgaben für mehrere Personen koordinieren müssen. Je mehr Aufgaben gespeichert werden können, desto besser. Einige Programme können auch Listen speichern oder Aufgaben in Baumdiagrammen organisieren, was dem Benutzer helfen kann, Aufgaben zu organisieren.
Bei der Betrachtung eines großen Projekts kann es für eine Person schwierig sein, genau zu wissen, wann sie das Projekt abschließen wird. Berichtsfunktionen in der kostenlosen Aufgabenverwaltungssoftware generieren Berichte basierend auf der Anzahl der erledigten Aufgaben und der Zeit, die zum Erledigen der Aufgaben benötigt wurde. Mithilfe der erweiterten Berichtsfunktionen können Benutzer dem Bericht weitere Faktoren hinzufügen, um ihn präziser zu gestalten.
Durch das Exportieren der Aufgaben in ein anderes Programm, z. B. ein Tabellenkalkulations- oder Kalenderprogramm, können Benutzer verschiedene Funktionen für die Aufgaben ausführen. Auf diese Weise kann der Benutzer bei Bedarf auch Aufgaben archivieren. Der Export auf mobile Geräte wird vor allem für Benutzer hilfreich sein, die selten auf dem Laufenden bleiben.