Wie wähle ich das beste Abrechnungssystem aus?
Die Auswahl des richtigen Lohn- und Gehaltsabrechnungssystems für Ihr Unternehmen ist etwas komplizierter, als viele Menschen glauben. Je nachdem, wo Ihr Unternehmen seinen Sitz hat, müssen bestimmte behördliche Vorschriften für die Führung von Aufzeichnungen eingehalten und die Berechnung der Löhne und die Quellensteuer auf eine Weise verwaltet werden, die diesen Vorschriften entspricht. Es gibt auch andere Funktionen, die für Ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem hilfreich sein können, sowie den Grad an Service und Support, den es Ihren Mitarbeitern bietet.
Die Größe Ihres Unternehmens ist häufig ein Schlüsselfaktor für die Auswahl des besten Lohn- und Gehaltsabrechnungssystems. Heutzutage gibt es Open-Source-Softwarepakete, die speziell für kleinere Unternehmen entwickelt wurden. Einige dieser Pakete enthalten grundlegende Software für die Gehaltsabrechnung. Pakete wie diese sind ideal für jemanden, der nur wenige Mitarbeiter beschäftigt und grundlegende Hilfe bei der Berechnung des Grundgehalts, der Überstunden und der relativ einfachen Bewältigung von persönlichen, Kranken- und Urlaubstagen benötigt. Die meisten dieser Open-Source-Pakete können auch mit Finanzämtern auf nationaler und staatlicher Ebene in Verbindung gebracht werden, wodurch es einfach wird, sich über Steueränderungen zu informieren, die sich auf die Quellensteuer oder die Berechnung der Unternehmenssteuern auswirken.
In Situationen, in denen ein Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem mehr als die Grundlagen bieten sollte, sollten Sie ermitteln, welche zusätzlichen Funktionen hilfreich sind. Zum Beispiel möchten Sie vielleicht ein Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem, das in der Lage ist, Gehaltsschecks auszudrucken oder möglicherweise sogar die Direkteinzahlungsoption zu verwalten, wenn Sie Ihren Mitarbeitern diesen Service anbieten. Ein weiterer Vorteil eines fortschrittlicheren Systems ist die Möglichkeit, monatlich automatisch Einnahmenformulare zu erstellen, die gedruckt und an staatliche und nationale Finanzämter gesendet werden können. Ein solches Abrechnungssystem kann die Anzahl der für die Verwaltung dieser Funktionen erforderlichen Stunden minimieren und es ermöglichen, diese Ressourcen auf andere Aspekte des Geschäfts umzuleiten.
Unabhängig davon, ob ein grundlegendes oder ein umfassenderes Abrechnungssystem gewünscht wird, müssen immer einige Kernaspekte berücksichtigt werden. Einer dieser Aspekte ist die Sicherheit. Das System muss mit Protokollen ausgestattet sein, mit denen der Zugriff auf Abrechnungsdaten eingeschränkt werden kann. Einige Systeme verwenden einen so genannten Cafeteria-Ansatz, bei dem jedem berechtigten Benutzer bestimmte Zugriffsrechte auf bestimmte Informationen in der Gehaltsabrechnungsdatenbank gewährt werden, jedoch nicht auf andere im System gefundene Datentypen. Neben der täglichen Sicherheit bieten die besten Lösungen für Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme auch Optionen zur Datenwiederherstellung, die sich im Falle einer Katastrophe oder einer Beschädigung der Hauptdatenbank als nützlich erweisen können.
Die besten Optionen für das Abrechnungssystem sind auch insofern etwas flexibel, als das Hinzufügen von Mitarbeitern oder das Umordnen vorhandener Mitarbeiter zu neuen Abteilungsgruppierungen leicht zu verwalten ist. Wenn ein bestimmtes System in ein oder zwei Jahren entwachsen ist, ist es wahrscheinlich weder Ihre Zeit noch Ihr Geld wert. Entscheiden Sie sich für etwas, das Sie langfristig nutzen können, auch wenn Ihr Geschäft rasant wächst.
Denken Sie daran, dass Sie immer die Möglichkeit haben, die Personalabrechnung auszulagern, wodurch die Notwendigkeit entfällt, ein internes Abrechnungssystem zu unterhalten. Wenn dies eine praktikable Option ist, stellen Sie sicher, dass der Dienst alle erforderlichen Formulare vorbereitet, die Formeln regelmäßig aktualisiert, um die aktuellen Steuer- und Quellensteuergesetze widerzuspiegeln, und dass Sie bei Bedarf jederzeit auf Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen zugreifen können. Heutzutage gibt es viele Partner, die diese Art von Service zu Preisen anbieten, die auch für kleinere Unternehmen attraktiv sind.