Wie wähle ich den besten Publishing-Workflow aus?
Der Veröffentlichungsworkflow beschreibt den Weg eines Dokuments von der Schreibphase bis zur Veröffentlichung. Der beste Publishing-Workflow für Ihr Unternehmen hängt von der Größe und Zusammensetzung Ihrer Mitarbeiter ab. Ihr System ist durch die Einschränkungen Ihres Druckprozesses und Ihrer Veröffentlichungssoftware eingeschränkt. Es ist auch wichtig, einen Veröffentlichungs-Workflow-Prozess auszuwählen, der verschiedene Kommunikationsformen durchlaufen kann. Bei der Auswahl eines Business-Workflows sollten Budgetaspekte, Effizienz und Genauigkeit berücksichtigt werden.
Die Größe Ihres Arbeitsplatzes bestimmt Ihren idealen Publishing-Workflow. Ihr gesamtes Personal könnte in einem kleinen Büro an der Bearbeitung schriftlichen Materials beteiligt sein. Dieser Workflow würde ein "Round-Robin" von Bearbeitungen beinhalten, gefolgt von der Übermittlung an den Drucker. Größere Büros verfügen häufig über mehr Hierarchien im Umgang mit kreativen Arbeitsabläufen. Ihr Veröffentlichungsworkflow in einem großen Büro umfasst möglicherweise die Übermittlung eines Entwurfs an einen Kopiereditor, einen Abschnittseditor und einen Herausgeber vor dem Drucken.
Der beste Workflow für Ihr Unternehmen sollte Personalveränderungen vorwegnehmen. Ihr Arbeitsablauf sollte neuen Mitarbeitern, die mit Veröffentlichungen befasst sind, leicht erklärt werden können. Temporäre Redakteure, Schriftsteller und Grafiker sollten sich problemlos in den Prozess einfügen können. Eine gute Faustregel bei der Auswahl des besten Publishing-Workflows ist das Entwerfen eines Prozesses, der dem durchschnittlichen Leser Ihrer Publikation erklärt werden kann.
Sie müssen die von Ihrem Publikationsteam verwendete Software bei der Entwicklung eines Arbeitsablaufdiagramms berücksichtigen. Ihr Workflow-System kann sich erheblich verlangsamen, wenn Ihre Autoren, Redakteure und das Druckerteam unterschiedliche Versionen derselben Software verwenden. Dieses Problem tritt auf, wenn ein Autor Veröffentlichungssoftware verwendet, die nicht mit Ihrer Bürosoftware kompatibel ist. Ihr Publishing-Workflow sollte diese Probleme vorwegnehmen, indem er von allen Beteiligten Kompatibilität fordert.
Ihr ideales Workflow-Modell kann mit Ihrem aktuellen Druckansatz verwendet werden. Wenn Sie den Offsetdruck verwenden, müssen Sie wahrscheinlich zusätzliche Überarbeitungs- und Bearbeitungssitzungen in Ihrem Workflow-Diagramm erstellen. Ihr Publishing-Workflow ist mit Print-on-Demand-Diensten möglicherweise kompakter, die Kosten pro Einheit sind jedoch höher als beim Offsetdruck. Der Umfang und die Häufigkeit der Veröffentlichungen sollten auch Ihre Workflow-Analyse beeinflussen. Mit Tageszeitungen und Memos können Sie leichter Korrekturen vornehmen als mit Jahresberichten.
Ihr Workflow-System sollte auch so aufgebaut sein, dass es Störungen bei der Kommunikation und der Dokumentlieferung standhält. Ihr Diagramm sollte die Redakteure anweisen, im Falle eines Stromausfalls digitale und gedruckte Kopien von Veröffentlichungen aufzubewahren. Der Publishing-Workflow-Prozess muss auch Netzwerkausfälle vorwegnehmen, durch die Schreibteams von ihren Druckern getrennt werden. Ihre Schreib- und Bearbeitungsteams sollten tragbare Laufwerke, Laptops und häufige Ausdrucke verwenden, um Veröffentlichungen rechtzeitig zuzustellen.