Wie wähle ich das beste Task-Management-System aus?
Die Auswahl des besten Task-Management-Systems kann sehr schwierig sein, vor allem, weil jedes System auf unterschiedliche Anforderungen zugeschnitten ist. Um das beste System auszuwählen, müssen Sie zunächst die Anforderungen ermitteln, die erfüllt werden sollen, und ein Budget aufstellen. Denken Sie daran, dass viele Leute verschiedene Systeme ausprobieren, bevor sie eines finden, das ihnen gefällt. Wenn das Task-Management-System von mehreren Personen verwendet wird, stellen Sie sicher, dass die Kommunikationsfunktionen verbessert wurden. Das beste System kann Ihnen auch dabei helfen, Ihre Aufgaben zu priorisieren, und integriert bei Bedarf Enterprise Resource Planning (ERP) und Client Relationship Management (CRM) auf einer Plattform.
Verschiedene Task-Management-Systeme erfüllen unterschiedliche Anforderungen und sind zu unterschiedlichen Preisen erhältlich. Einige verfügen über Text- und Datei-Imaging-Funktionen, webbasierte Anwendungen und / oder die Möglichkeit, Aufgaben zu priorisieren. Andere verfügen über Sicherheitsfunktionen, mit denen nur bestimmte Benutzer bestimmte Funktionen nutzen können. Bei so vielen verschiedenen Funktionen ist es wichtig zu ermitteln, welche Funktionen Sie benötigen, damit Sie das effektivste System auswählen können. Sie werden auch feststellen, dass die Entwicklung eines Budgets Ihnen dabei helfen kann, die Liste der verfügbaren Systeme einzugrenzen.
Einige der besten verfügbaren Task-Management-Systeme bieten hervorragende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und Kommunikation. Benutzer dieser Art von Systemen können einfacher miteinander kommunizieren, und wenn ein Manager dies wünscht, kann er oder sie die Leistung der Benutzer in Echtzeit verfolgen. Es ist auch ratsam, ein System zu wählen, das eine einfache Zusammenarbeit ermöglicht, um Missverständnisse zwischen Benutzern zu vermeiden. Dies kann dazu beitragen, Betriebsfehler eines Unternehmens zu verringern und im Gegenzug das Gewinnniveau des Unternehmens zu steigern. Diese Art von Systemen trägt auch dazu bei, den Workflow in großen Organisationen zu perfektionieren und die Kontrolle zu behalten.
Wenn Sie ein System benötigen, das Aktivitäten für Sie priorisieren kann, wählen Sie ein Task-Management-System mit erweiterten Entscheidungsmöglichkeiten. Diese Art von System fordert Sie auf, Informationen zu verschiedenen Aspekten jeder Aufgabe bereitzustellen und Ihre Aktivitätsliste anhand Ihrer Eingaben zu priorisieren. Viele Benutzer stellen fest, dass die Verwendung eines Systems zur Priorisierung von Aufgaben eine sofortige Verbesserung ihrer Effektivität bei der Erledigung dieser Aufgaben zur Folge hat. Dies hilft nicht nur dem Benutzer, sondern auch seinem Arbeitgeber, wenn das System zur Erfüllung von Aufgaben verwendet wird.
Ein Task-Management-System, das ERP- und CRM-Technologien integrieren kann, ist möglicherweise die beste Wahl, wenn Sie für die Verwaltung der Kundenbeziehungen verantwortlich sind. Einer der nützlichsten Aspekte dieses Systemtyps ist die schnelle Konsolidierung von Client-Daten, die einen einfachen Zugriff ermöglicht. In der Regel können Aktivitäten auch über eine Jobticketing-Funktion zugewiesen und überwacht werden. Diese Art von System ermöglicht es Telefonvertretern normalerweise, Tickets für die Anfrage oder Anforderung jedes Kunden zu erstellen und diese über webbasierte Schnittstellen zu protokollieren.
Die ultimative Art von Aufgabenverwaltungssystem ermöglicht Ihnen die Verwendung einer Reihe von Aufgabenverwaltungswerkzeugen. Obwohl dies mit einem hohen Preis verbunden sein kann, können Sie Zeitpläne erstellen, mit anderen Benutzern zusammenarbeiten, Aufgabenlisten erstellen und priorisieren und vieles mehr. Außerdem können Sie Aufgaben in verschiedene Dateitypen exportieren, einschließlich Text-, Word- und HTML-Dateien.