Wie wähle ich die beste Virtual Office-Software aus?
Bei der Auswahl der Virtual Office-Software sollten Sie die Art Ihres Unternehmens und die Aufgaben berücksichtigen, die Sie täglich ausführen müssen. Wenn Sie alleine arbeiten, benötigen Sie einige Grundlagen wie E-Mail-Software, Textverarbeitungssoftware, Datenbanksoftware, Virenschutz und ein Hilfsprogramm. Wenn Sie in einer Teamumgebung arbeiten oder mit Mitarbeitern kommunizieren müssen, müssen Sie möglicherweise nach zusätzlichen Funktionen wie Instant Messaging und zentraler Dateispeicherung suchen.
Ein gutes E-Mail-Programm ist eine wichtige Anwendung für den Kauf von Virtual Office-Software. Einige Internetdienstanbieter (ISPs) bieten ein E-Mail-Programm an, ein eigenständiges E-Mail-Programm ist jedoch möglicherweise besser. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie zusätzliche Funktionen benötigen, z. B. das Senden automatisierter Antworten. Die meisten E-Mail-Programme können kostenlos heruntergeladen oder als Teil des Betriebssystems geliefert werden.
Die Virtual Office-Software sollte ein Textverarbeitungsprogramm enthalten. Es gibt einige Möglichkeiten zur Auswahl. Einige Textverarbeitungsprogramme können als Teil eines Freeware-Pakets heruntergeladen werden, sodass ein gutes Textverarbeitungsprogramm nicht teuer sein muss. Einige Betriebssysteme enthalten sehr einfache Textverarbeitungsprogramme. Wenn Sie jedoch ein Unternehmen betreiben, benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Funktionen.
Wenn Sie in einer Branche tätig sind, in der Sie schnell auf Informationen zugreifen oder große Datenmengen organisieren und speichern müssen, sollte ein Datenbankprogramm Teil Ihrer Virtual Office-Software sein. Einige Geschäftsinhaber richten Listen für Marketingzwecke ein, und Datenbanksoftware erleichtert dies. Datenbankprogramme können als Teil eines Softwarepakets erworben oder als Freeware heruntergeladen werden.
Der Virenschutz ist ein weiterer wichtiger Aspekt beim Betrieb eines virtuellen Büros. Wenn Sie Ihre Daten schützen müssen, sollten Sie in ein gutes Virenschutzprogramm investieren. Virenschutzprogramme können auch integrierte Firewalls enthalten, die zusätzlichen Schutz bieten. Wenn Sie Dateien hin und her senden oder E-Mails verwenden, sollten Sie in den Virenschutz investieren.
Hilfsprogramme können die Leistung Ihres Computers optimieren und sollten bei der Investition in Virtual Office-Software berücksichtigt werden. Ein gutes Hilfsprogramm erleichtert das Starten leistungsbezogener Aufgaben wie das Bereinigen der Registrierung, das Entfernen temporärer Dateien und das Löschen von Cookies. Diese Art von Software kann als eigenständige Anwendung erworben oder als Freeware heruntergeladen werden.
Wenn Sie mit einem Team arbeiten oder virtuelle Mitarbeiter haben, sollten Sie ein Instant Messenger-Programm als Teil Ihres virtuellen Büros erwerben. Dies ist eine sehr wichtige Funktion, wenn Sie in ständigem Kontakt mit einem Mitglied Ihres Teams sein müssen, da Nachrichten in Echtzeit ausgetauscht werden können. Ein solches Programm spart auch Telefongespräche, da die meisten Instant Messenger die Möglichkeit des Voice-Chats bieten. Gruppenkonferenzen können auch mit Instant Messenger-Programmen durchgeführt werden.
Die zentrale Speicherung von Dateien ist sehr wichtig, wenn Sie als Teil eines Teams arbeiten, insbesondere, wenn jedes Mitglied von einem anderen Standort aus arbeitet. Dateien können online gespeichert werden und bieten einfachen Zugriff auf wichtige Informationen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht es jedem Benutzer, von jedem Ort aus zu arbeiten, solange er Zugriff auf die Datenbank hat. SaaS-Anwendungen (Software as a Service) verfügen häufig über diese Funktion, mit der Benutzer über ihre Internetverbindung auf die Software zugreifen können.