Wie wähle ich die beste Workflow-Automatisierungssoftware aus?
Workflow-Automatisierungssoftware ist eine Art Computerprogramm, das die Prozesse eines Unternehmens automatisiert. Wenn eine Aufgabe im Prozess abgeschlossen ist, weist das Programm die nächste Aufgabe automatisch der nächsten Person oder Abteilung im Unternehmen zu oder leitet sie an diese weiter. Bei der Auswahl der besten Workflow-Software für Ihr Unternehmen kommt es in der Regel darauf an, die Anforderungen Ihres Unternehmens zu bewerten und festzustellen, wie das System diese Anforderungen erfüllt. Die beste Workflow-Automatisierungssoftware für Sie kombiniert wichtige Funktionen wie Terminplanung und Terminverwaltung zu angemessenen Kosten.
Die Kosten sind oft der Hauptfaktor für die Auswahl der besten Workflow-Automatisierungssoftware für Ihr Unternehmen. Sehen Sie sich Ihr Budget an und ermitteln Sie, wie viel Sie realistisch ausgeben können. Wenn Sie die Reichweite ermitteln, die Sie ausgeben können, können Sie die Auswahl der in Frage kommenden Systeme eingrenzen. Auch wenn die teuerste Software die meisten Funktionen bietet, sollten Sie berücksichtigen, ob Ihr Unternehmen diese Funktionalität wirklich benötigt. Sparen Sie Geld, indem Sie nicht für Funktionen bezahlen, die Sie wahrscheinlich nie nutzen werden.
Eine der Besonderheiten der Workflow-Automatisierungssoftware, die Sie möglicherweise berücksichtigen möchten, ist die Funktionsweise des Genehmigungsprozesses. Mit der Software können Sie möglicherweise Termine für Termingenehmigungen in das Workflow-Automatisierungssystem einplanen. Wenn sich das Datum nähert, kann die Software den Manager benachrichtigen, der für die Genehmigung der Arbeit verantwortlich ist. Befindet sich die Datei nicht in den Händen des Managers, sondern steckt sie im Prozess fest oder ist sie auf dem Schreibtisch eines Mitarbeiters vergraben, kann das System den Manager darauf aufmerksam machen.
In Verkaufsabteilungen oder Organisationen möchten Sie möglicherweise nach Workflow-Automatisierungssoftware suchen, die den Verkaufsprozess verfolgt. Sobald Sie die Schritte Ihres Prozesses eingegeben haben, können Sie Daten festlegen, damit die Vertriebs-Leads automatisch durchgestellt werden. Dies hilft zu vermeiden, dass Leads verloren gehen oder ein Schritt übersehen wird. Mit dieser Funktion können Sie auch bestimmten Vertriebsmitarbeitern bestimmte Aufgaben zuweisen. Dies ist hilfreich, wenn Sie mehrere Vertriebsmitarbeiter oder solche haben, die in verschiedenen Regionen des Landes verteilt sind.
Nachdem Sie Ihre Informationsreise angetreten haben, können Sie die Optionen der Workflow-Automatisierungssoftware nebeneinander vergleichen. Trennen Sie diejenigen, die den Großteil Ihrer Anforderungen erfüllen, von denen, die Ihre Kriterien und Anforderungen nicht erfüllen. Priorisieren Sie aus den Optionen, die die meisten Ihrer Anforderungen erfüllen, die Liste der Anforderungen, die Sie haben. Der beste Workflow-Manager ist derjenige, der alle Ihre Top-Tier-Anforderungen und alle oder die Mehrzahl der weniger wichtigen Faktoren erfüllt.