Wie wähle ich die beste Workflow-Management-Software aus?
Workflow-Management-Software ist ein System, mit dem Mitarbeiter die Arbeitsprozesse eines Unternehmens organisieren und automatisieren können. Um die beste Workflow-Software auszuwählen, müssen Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens ermitteln und dann die Software auswählen, die allen oder den meisten Ihrer Anforderungen entspricht. Um die beste Workflow-Management-Software für Ihr Unternehmen zu finden, müssen Sie Ihre Geschäftsanforderungen abschätzen und dann Informationen zu den verfügbaren Softwareprogrammen sammeln, damit Sie Ihre Optionen auf die von Ihnen benötigten beschränken können.
Um festzustellen, welche Elemente in der Workflow-Management-Software benötigt werden, müssen Sie zunächst die Workprozesse bewerten, die Sie automatisieren möchten. Beispielsweise sind viele Unternehmen, die diese Art von Workflow-Modell verwenden, Vertriebsorganisationen mit Vertriebsmitarbeitern, die über das ganze Land verteilt sind. Wenn Sie eine Workflow-Analyse Ihres Unternehmens durchführen, stellen Sie möglicherweise fest, dass der Prozess folgendermaßen aussieht: Zuerst sendet die Marketingabteilung eine Postkarte an Ihre Liste. Dies ist im Workflow-System angemeldet, damit die Kundendienstmitarbeiter, die den Anruf entgegennehmen, wissen, worauf sich der Anrufer bezieht, wenn Anrufe eingehen.
Wenn eine Anfrage eingeht, protokolliert der Kundendienstmitarbeiter den Anruf und der Folgeanruf wird vom System automatisch dem Vertriebsmitarbeiter zugewiesen, der den Bereich abdeckt. Der Vertriebsmitarbeiter ruft den Interessenten an und verkauft ihm das Produkt, das im System protokolliert und automatisch an die Auftragserfüllungsabteilung gesendet wird. Alle diese Informationen werden in die Workflow-Management-Software eingegeben und automatisch der entsprechenden Person im Unternehmen zugewiesen oder an diese weitergeleitet.
Neben der Suche nach einem Programm, mit dem Sie Ihre Prozesse auf Autopilot umstellen können, sollten Sie bei der Auswahl der besten Software für Ihr Unternehmen auch Kosten, Schulung und Support berücksichtigen. Möglicherweise finden Sie mehrere Softwareprogramme, die Ihren Anforderungen entsprechen. Sie sollten jedoch die jeweiligen Kosten berücksichtigen. Wenn die Software in Ihr Budget fällt, sollte sie auf Ihrer Liste bleiben. Diejenigen, die Ihr Budget überschreiten, sollten entfernt werden.
Lesen Sie als Nächstes die Schulungen, die das Softwareunternehmen anbietet, um Ihren Mitarbeitern den Umgang mit dem Programm zu erleichtern. Laufende Unterstützung ist ebenfalls wichtig. Wenn Lernprobleme oder technische Probleme mit der Software auftreten, muss das Unternehmen Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern helfen, diese Probleme zu lösen.
Wenn Sie alle diese Bereiche bewertet haben, sehen Sie sich die Softwareprodukte an, die auf Ihrer Liste verblieben sind. Ordnen Sie die verbleibenden Optionen so an, dass das Programm die meisten Ihrer Anforderungen erfüllt. Die Software, die die meisten Ihrer Anforderungen erfüllt, ist die beste Workflow-Management-Software für Ihr Unternehmen.