Wie wähle ich die besten Workflow-Tools aus?
Der Workflow beschreibt die Schritte eines Prozesses, durch den ein Produkt oder Dokument geleitet wird. In der Versicherungsbranche beschreibt der Workflow beispielsweise alle Phasen, in denen ein Schadenfall eintreten kann, beginnend mit dem Einreichen eines Schadensfalls durch einen Kunden und endend mit der Genehmigung oder Ablehnung. In der Fertigungsindustrie beginnt der Workflow möglicherweise mit Modellen, die von Ingenieuren und Designern erstellt wurden, und wird abgeschlossen, wenn ein Produkt an Lieferanten verkauft wird. Viele Manager verwenden Software und Analysen als Workflow-Tools, um ihre Prozesse zu optimieren, die Kosten zu senken und die allgemeine Rentabilität eines Unternehmens zu verbessern. Um die besten Workflow-Tools auszuwählen, sollten Sie überlegen, welche Software für Ihre Branche am besten geeignet ist, Bereiche im Workflow ermitteln, die verbessert werden müssen, und entscheiden, ob Sie von professionellen Beratungsdiensten profitieren können.
Eines der in allen Branchen am häufigsten verwendeten Workflow-Tools ist die Workflow-Software. Hierbei handelt es sich um Computerprogramme, die den Managern dabei helfen, Prozesse klar und effektiv zu gestalten. Mithilfe von Software können Unternehmen effizienter und kostengünstiger arbeiten, indem sie Datenbanken zentralisieren und den Mitarbeitern das Aufzeichnen und Zugreifen auf Informationen erleichtern.
Viele Arten von Software bieten automatisierte Workflow-Funktionen. Mit diesen Funktionen können Manager strenge Richtlinien erstellen, die die Reihenfolge der Phasen bestimmen und die Abteilungen bestimmten Aufgaben zuweisen. Automatisierte Workflow-Tools sind häufig in Organisationen am effektivsten, die Tag für Tag dieselben Prozesse ausführen.
In den meisten Fällen sind bestimmte Softwaretypen darauf ausgelegt, die Anforderungen bestimmter Branchen zu erfüllen. Beispielsweise kann eine für die Versicherungsbranche entwickelte Workflow-Software eine Schnittstelle enthalten, auf die Kunden zugreifen können, die Ansprüche einreichen möchten. Software, die für die Fertigungsindustrie entwickelt wurde, kann möglicherweise Stücklisten auf der Grundlage von Konstruktionsentwürfen generieren.
Ein weiterer zu berücksichtigender Faktor bei der Auswahl der besten Workflow-Tools ist der Bereich, den Sie am dringendsten verbessern müssen. Software für eine bestimmte Branche kann je nach den Lösungen variieren, für die sie entwickelt wurde. Ein Manager, der glaubt, dass ein Problem in seiner Organisation eine schlechte Kommunikation zwischen Abteilungen ist, wählt möglicherweise eine Software mit verbesserten E-Mail-Funktionen.
Viele Manager stellen möglicherweise Berater ein, um den Workflow zu verbessern. Berater sind großartige Workflow-Tools für Manager, die keine Finanzierung für interne Prozessanalysten haben. In den meisten Fällen verfügt der beste Berater über langjährige Erfahrung in Ihrer Branche. Berater sind sich oft der technologischen Trends bewusst und können Ihnen helfen, ein neues System zu implementieren, das die Effizienz verbessert.