Wie erstelle ich eine Abrechnungsnummer?
Eine Abrechnungsnummer ist eine bestimmte Information, die im Abrechnungssystem eines Unternehmens verwendet wird. Mit dieser Nummer kann ein Unternehmen Mitarbeiter anhand der Nummer und nicht anhand eines Namens oder einer anderen Kennung nachverfolgen. Die Abrechnungsnummer ist in der Regel eine interne Information, die das Unternehmen mit seiner Abrechnungssoftware erstellt. Das Unternehmen kann eine eigene Kombination aus Buchstaben und Zahlen erstellen oder die Software selbst Zahlen erstellen lassen. Das Erstellen einer Nummer sollte Zahlen enthalten, mit denen das Unternehmen anhand der Nummer zwischen Mitarbeitern unterscheiden kann.
Bei den meisten Gehaltsabrechnungsdiensten oder -software kann ein Unternehmen für jeden Mitarbeiter eine eigene Gehaltsabrechnungsnummer erstellen. Aufgrund dieser Flexibilität sollte ein Unternehmen erwägen, für jede Mitarbeitergruppe ein beschreibendes Präfix zu verwenden. Eine Möglichkeit besteht beispielsweise darin, die Abteilung mit drei Ziffern oder Buchstaben zu definieren. Die Buchstaben ACC oder Zahlen 200 können die Buchhaltungsabteilung darstellen; PRO oder 300 kann die Produktionsabteilung sein. In diesen Kategorien können auch Untergruppen vorhanden sein, wenn sich das Unternehmen für die Verwendung einer Nummer entscheidet.
Sobald sich ein Unternehmen für das Präfix der Abrechnungsnummer entscheidet, fallen die verbleibenden Nummern in der Regel in die richtige Reihenfolge. Beispielsweise kann ACC00001 der Ausgangspunkt für Abrechnungsnummern in der Buchhaltungsabteilung sein. Die zweite Hälfte der Nummer kann so viele Ziffern enthalten, wie für alle Mitarbeiter in der Abteilung erforderlich sind. Jede Abrechnungsnummer für alle Abteilungen hat normalerweise die gleiche Kombination aus Buchstaben und Zahlen. Die gleiche Kombinationsgröße ist erforderlich, um das Abrechnungssystem nicht zu verwechseln.
Die Personalabteilung ist häufig für die Erstellung dieser Nummer verantwortlich. In einigen Fällen benötigt die Personalabteilung möglicherweise die Genehmigung des Inhabers oder der Geschäftsleitung, wenn Nummern zugewiesen werden. Dies ermöglicht den Eigentümern und Führungskräften, ein Mitspracherecht bei den Informationen zu haben, die sich in der Gehaltsabrechnung befinden. Das obere Management kann auch Informationen darüber erhalten, wie Zahlen erstellt oder in der Firma verwendet werden. Die Genehmigung kann auch erforderlich sein, wenn das Unternehmen eine neue Abteilung im Abrechnungssystem einrichtet.
Ein Unternehmen, das einen Gehaltsabrechnungs-Outsourcing-Service nutzt, muss möglicherweise keine Gehaltsabrechnungsnummer erstellen. Das Outsourcing-Unternehmen wird dies auf der Grundlage seines Gehaltsabrechnungssystems selbstständig tun. Unternehmen geben einfach eine Abrechnungsnummer ein, die mit der Abrechnungsnummer des Auslagerungsunternehmens übereinstimmt. Der Abrechnungsservice erledigt den Großteil der Abrechnungsaufgaben und gibt ihnen die Möglichkeit und Freiheit, Abrechnungsnummern zu erstellen. Für alle Korrespondenz und Informationen in Bezug auf einen Mitarbeiter ist normalerweise die Verwendung dieser Nummer erforderlich.