Wie erstelle ich ein Geschäftsprozessdiagramm?
Ein Geschäftsprozessdiagramm bildet Geschäftsprozesse Schritt für Schritt visuell ab, um sie zu verbessern. Es kann von jeder Organisation für jeden Prozess erstellt werden. Prozessdiagramme unterscheiden sich in Komplexität und Format. Daher sollten Format, Umfang und Detaillierungsgrad festgelegt werden, bevor mit der Erstellung begonnen wird. Nach dem Einstellen der Parameter können aufeinanderfolgende Prozessschritte grafisch dokumentiert und anschließend analysiert werden. Diagramme können mit einer Vielzahl von Techniken erstellt werden, unter Verwendung von Haftnotizen, Papier oder spezieller Computersoftware. Oft erstellen kleine Teams die Diagramme, um die Gründlichkeit zu gewährleisten.
Das Definieren des Umfangs und der Grenzen des Geschäftsprozessdiagramms umfasst das Verstehen von Eingaben, Interaktionen und Ausgaben des ausgewählten Prozesses. Sehr komplexe Prozesse oder solche, die auf vielen Organisationsebenen stattfinden, müssen möglicherweise in mehrere Diagramme aufgeteilt werden. Durch die anfängliche Überlegung, welche Prozesse grafisch dargestellt werden sollen, und deren Umfang kann sichergestellt werden, dass der Nutzen die Kosten der Erstellung überwiegt.
Unabhängig vom Detaillierungsgrad ist ein Geschäftsprozessdiagramm nur so nützlich wie die darin enthaltenen Informationen. Mapping-Teams mit Mitgliedern aus verschiedenen Phasen des Prozesses können daher wertvolle Informationen liefern, die ein einzelner Ersteller übersehen könnte. Trotz der Größe des Prozesses oder der Anzahl der beteiligten Mitarbeiter sollten die Teams jedoch so klein bleiben, dass sie überschaubar sind.
Ein Geschäftsprozessdiagramm kann auf Papier, mit Haftnotizen oder über Computerprogramme und spezielle Geschäftsprozesssoftware erstellt werden. Zu den Vorteilen der Arbeit mit Papier oder Haftnotizen zählen die Geschwindigkeit der Erstellung, die kürzere Einarbeitungszeit und die einfache Handhabung. Computergestützte Diagramme umfassen einen längeren Schulungsprozess, erhöhen jedoch die Langlebigkeit, vereinfachen die Übertragung von Informationen und können direkt in die Geschäftsprozess-Management-Software integriert werden.
Ein weiterer Aspekt der Formatierung ist die Auswahl einer Modellierungsnotation. Die von der Business Process Management Initiative erstellte Notation zur Geschäftsprozessmodellierung ist ein Beispiel für ein standardisiertes grafisches Notationssystem für Prozessdiagramme. Standardisierte Notationssysteme können die abteilungsübergreifende oder geschäftliche Kommunikation des Diagramms nach Fertigstellung erleichtern. In der Business Process Modeling Notation werden beispielsweise Rechtecke zur Darstellung von Aktivitäten, Rauten zur Darstellung von Entscheidungen und verschiedene Pfeile zur Anzeige der Reihenfolge verwendet. Es gibt jedoch auch andere Formen der standardisierten Notation. Notation kann auch improvisiert werden.
Nachdem Umfang, Format und Zuordnungsteam ausgewählt wurden, können Prozessschritte grafisch dargestellt werden, um das Diagramm zu vervollständigen. Das Brainstorming der verschiedenen Prozessschritte mit dem Mapping-Team ist eine Möglichkeit, die Dokumentation zu vervollständigen. Das Festhalten an ausgewählten Notationsstandards in dieser Phase kann auch dazu beitragen, die Erstellung zu rationalisieren. Der für die Prozesszuordnung erforderliche Detaillierungsgrad bestimmt die erforderlichen Informationen für jeden Schritt, einschließlich Zeitverzögerungen, Kundenimpressionen und externer Einflüsse.
Mehrere Entwürfe und Überprüfungen des Prozessdiagramms können sicherstellen, dass alle Schritte dokumentiert wurden. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, mit dem Mapping-Team in Echtzeit durch den Prozess zu gehen. Wenn der Prozess dies unmöglich macht, kann die Auswertung durch Verteilen von Kopien des Geschäftsprozessdiagramms unter Teammitgliedern oder Mitarbeitern erfolgen. Durch die Vervollständigung des Geschäftsprozessdiagramms erhalten Benutzer eine Visualisierung des Geschäftsprozesses von Anfang bis Ende, die bei der Verwaltung und Optimierung von Geschäftsprozessen hilfreich sein kann.