Wie führe ich eine Bestandsaufnahme durch?
Die Durchführung einer Bestandsaufnahme ist ein langwieriger Prozess, insbesondere in großen Einzelhandelsgeschäften und Lagern, aber kein schwieriger Vorgang. Der Prüfer prüft zunächst die Aufzeichnungen über vergangene Bestandszahlen, damit er weiß, wie viel Bestand sich im Geschäft oder im Lager befinden sollte. Danach prüft der Prüfer alle Dokumente, die das Gesamtinventar beeinträchtigen. Der Prüfer besucht dann das Geschäft oder Lager und führt die Inventarprüfung mit einem Handheld-Gerät durch, das das Produkt überprüft und zählt. Neben der Zählung des Inventars überprüft der Prüfer auch die Preise, um sicherzustellen, dass kein Produkt zu einem ungenauen Preis verkauft wird.
Lager und Läden führen Aufzeichnungen über alle Produktbewegungen. Diese Aufzeichnungen geben Auskunft darüber, wie viel Produkt gekauft, wann es geliefert und wie viel verkauft wurde. Um zu wissen, wie viel Produkt sich in der Filiale oder im Lager befinden sollte, und um die Bestellpraxis der Einrichtung zu verstehen, wird der Inventarprüfer die letzten Monate, möglicherweise den Wert des letzten Jahres, der Dokumente durchsehen, bevor er die Prüfung durchführt. Auf diese Weise kann der Prüfer auf verdächtige Bestellpraktiken achten und die Bestelltrends des Geschäfts oder Lagers nachvollziehen.
Neben der Bestellung gibt es in der Regel Dokumente, in denen nicht vertriebsbedingte Bestandsverluste aufgeführt sind. Diese Dokumente zählen die Anzahl der Diebstähle, fehlerhaften Produkte, Rücksendungen, die nicht zurück in das Regal gestellt werden können, und alles andere, was einen Artikel unverkäuflich macht oder den Laden verlässt. Um eine Bestandsaufnahme korrekt durchführen zu können, muss der Prüfer diese Informationen kennen, damit er oder sie die korrekte Menge des Produkts im Geschäft oder Lager kennt.
Die eigentliche Inventarprüfung findet statt, wenn der Prüfer physisch zum Geschäft oder Lager geht und jedes Produkt prüft, häufig mit einem Handscanner. Wenn jedes Produkt oder jeder Karton gescannt wird, erfasst der Scanner den Barcode des Produkts und protokolliert die Nummer des jeweiligen Artikels im Geschäft. Diese Nummer wird mit den Bestell- und Verkaufsunterlagen verglichen, um sicherzustellen, dass das Geschäft die richtige Menge an Produkten hat. Wenn nicht genügend Produkte vorhanden sind, muss der Prüfer in der Regel untersuchen, woher das Ungleichgewicht stammt.
Neben der Anzahl der Produkte prüft die Bestandsaufnahme auch die korrekte Preisgestaltung. Der Handscanner gibt in der Regel den korrekten Preis des Artikels an, und der Prüfer kann anhand der Artikelkennzeichnung sicherstellen, dass nichts zu hoch oder zu niedrig verkauft wird. Dies hilft der Ladenkette, den Verkauf zu koordinieren und stellt sicher, dass das gesamte Unternehmen optimale Gewinne erzielt.