Wie bereite ich mich auf eine Gehaltsabrechnung vor?
Die ordnungsgemäße Vorbereitung auf eine Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst ein gründliches Verständnis des Inhalts der Prüfung und häufig auch die Einholung eines Rechtsbeistands. Dazu gehört auch, dass die Arbeitgeber jede Person identifizieren, die Dienstleistungen für sie erbracht hat, und diese Personen nach Angestellten- oder Nicht-Angestelltenstatus kategorisieren. Um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden, ist es wichtig, dass alle Arbeitgeber den Überblick über ihre Gehaltsabrechnungen behalten. Dazu gehören der kontinuierliche Vergleich der Gehaltsabrechnungen mit den Hauptbüchern sowie die Überprüfung von Bankabstimmungen. Viele Arbeitgeber sind mit den Konsequenzen einer Lohn- und Gehaltsabrechnung konfrontiert, weil sie keine ordnungsgemäße Dokumentation für Mitarbeiter haben, die mehr als eine Tätigkeit ausüben. Daher ist es für Arbeitgeber wichtig, Trennungsgrenzen und Gesetzmäßigkeiten zu verstehen.
Es gibt mehrere Gründe, warum eine Gehaltsabrechnung durchgeführt werden kann, und viele Unternehmen beginnen ihre Vorbereitung damit, einen Rechtsbeistand zu suchen und beizubehalten. Während einer Gehaltsabrechnungsprüfung informiert ein Drittunternehmen ein Unternehmen darüber, dass eine Prüfung stattfinden wird. Auf diese Weise erhält das geprüfte Unternehmen Zeit zur Vorbereitung. Der Rechtsbeistand hilft Unternehmen zu verstehen, welche Dokumente dem Dritten, der die Prüfung durchführt, übergeben werden sollten und welche nicht.
Da im Rahmen einer Gehaltsabrechnung der Arbeitgeber Unterlagen zu jedem seiner Mitarbeiter vorlegt, ist es wichtig, die wahre Definition eines Mitarbeiters zu verstehen. Ein Mitarbeiter gilt als jemand, der Dienstleistungen für das Unternehmen erbracht hat. In einigen Fällen gibt es jedoch Lücken, durch die ein Arbeitgeber eine Person nicht als Arbeitnehmer erkennt. Dies gilt auch, wenn eine Person für sich selbst im Geschäft ist, sowie für Personen, die Direktverkäufer sind.
Für Arbeitgeber ist es auch wichtig zu verstehen, wie sie Mitarbeiter klassifizieren, die mehr als eine Jobrolle erfüllen. In diesem Fall muss der Arbeitgeber über eine Dokumentation verfügen, in der genau aufgezeichnet wird, wie viele Stunden jeder Mitarbeiter in den einzelnen Aufgabenbereichen gearbeitet hat. Wird die Dokumentation nicht gepflegt, wird das Gesamtgehalt jedes Mitarbeiters entsprechend seiner Arbeitsstelle mit der höchsten Einstufung berechnet.
Das Unternehmen, das die Prüfung durchführt, möchte auch sicherstellen, dass das geprüfte Unternehmen über Abrechnungsberichte verfügt, die mit seinen Hauptbüchern übereinstimmen. Um sich auf diesen Teil der Lohn- und Gehaltsabrechnung vorzubereiten, sollten Unternehmen immer die Brutto-Lohn- und Gehaltskosten, die Netto-Schecks und die von den Schecks einbehaltenen Steuern mit allen Nummern in ihren Hauptbüchern vergleichen. Zur Unterstützung der Prüfungsvorbereitung ist es außerdem von Vorteil, sowohl Abrechnungsberichte als auch Hauptbücher mit Bankabstimmungen zu vergleichen. Durch den Vergleich all dieser Zahlen kann ein Arbeitgeber sicherstellen, dass keine Änderungen an den Schecks der Arbeitnehmer vorgenommen werden.