Wie verhindere ich die Veruntreuung von Mitarbeitern?
Eine Unterschlagung der Mitarbeiter erfolgt, wenn ein Mitarbeiter seinem Arbeitgeber anvertrautes Geld stiehlt. Dieses häufige Verbrechen ist oft schwer aufzudecken, da viele Unterschlagungsrichter sehr hart daran arbeiten, ihre Spuren zu verwischen. Um die Möglichkeit der Unterschlagung von Mitarbeitern zu verringern, muss ein sorgfältiger Sicherheitsplan mit mehreren Sicherheitsvorkehrungen angewendet werden.
Die Verhinderung der Unterschlagung von Mitarbeitern beginnt am Interviewschalter. Wenn ein potenzieller Arbeitgeber den Lebenslauf und die Persönlichkeit eines Bewerbers mag, muss er oder sie möglicherweise keine Referenzen überprüfen oder eine Hintergrundprüfung jeglicher Art durchführen. Da Untäter dazu neigen, von Job zu Job eine verdächtige Spur zu hinterlassen, ist es sehr wichtig, dass alle potenziellen Neueinstellungen Referenzen enthalten, die die Ehrlichkeit des Bewerbers belegen. In Positionen, in denen der Mitarbeiter Zugriff auf Registrierkassen, Einlagen oder andere Mittel hat, ist es möglicherweise auch ratsam, routinemäßig alle potenziellen Mitarbeiter zu überprüfen, um festzustellen, ob in der Vergangenheit kriminelle Aktivitäten stattgefunden haben.
Vernünftige Hintergrundrecherchen können zwar dazu beitragen, ein gewisses Risiko der Unterschlagung von Mitarbeitern auszuschließen, sie können das Risiko jedoch nicht vollständig beseitigen. Um die Wahrscheinlichkeit eines internen Diebstahls noch weiter zu verringern, muss ein genaues Sicherheitssystem geschaffen werden, das die meisten Möglichkeiten zur Unterschlagung ausschließt. Keiner der Mitarbeiter sollte Zugang zu allen Finanzmitteln haben, und wenn möglich, sollten für alle Finanzberichte und Einlagen mindestens zwei Mitarbeiter erforderlich sein, um die Dokumentation unabhängig zu prüfen und zu unterzeichnen.
Die interne Revision kann eine gute Möglichkeit sein, das Risiko der Unterschlagung von Mitarbeitern zu verringern. Die Durchführung einer vierteljährlichen Prüfung durch eine unabhängige Firma kann schnell Anzeichen für eine Veruntreuung oder fehlende Mittel aufdecken. Einige Experten empfehlen, Audits nach dem Zufallsprinzip und nicht nach einem strengen Zeitplan durchzuführen, da ein Veruntreuer möglicherweise seine Spuren verwischen kann, wenn er weiß, dass ein Audit im Voraus geplant ist. Die interne Revision kann auch den Vorteil haben, auf Lücken in einem internen Sicherheitssystem oder auf Probleme mit der Effizienz der Abteilung hinzuweisen. Eine regelmäßige Revision kann für ein Unternehmen in mehrfacher Hinsicht von Vorteil sein.
Obwohl Vorsicht und Sicherheit wichtige Bedenken sind, können Maßnahmen zur Beseitigung der Unterschlagung von Mitarbeitern nach hinten losgehen, wenn Mitarbeiter zu Unrecht beschuldigt werden oder sich durch Sicherheitsrichtlinien verletzt, ausspioniert oder missachtet fühlen. Extreme Maßnahmen wie die ständige Überwachung der Kamera oder das Lügen über Sicherheitsrichtlinien, um Diebe zu „fangen“, können die Moral und das Vertrauen der Mitarbeiter zerstören und zu einem sehr unangenehmen Arbeitsumfeld führen. Wenn Mitarbeiter sich dem Unternehmen feindlich gesonnen fühlen, weil sie unehrlich oder respektlos handeln, haben sie möglicherweise mehr Motivation, Straftaten zu begehen oder verdächtige Aktivitäten eines anderen Mitarbeiters nicht zu melden.