Was sind Anrufbeantworterdienste?

Viele Unternehmen und Organisationen haben eine Hassliebe zu ihren Telefondiensten entwickelt. Das Bereitstellen eines öffentlichen Telefonzugangs kann zu einem Umsatzanstieg oder einer effektiven Kommunikation mit Kunden führen, bedeutet aber auch, dass gut ausgebildete Mitarbeiter hinzukommen, um die zusätzliche Arbeitsbelastung zu bewältigen. Eine Firma ist möglicherweise nicht in der Lage, rund um die Uhr zu arbeiten, aber die Telefongesellschaft schläft nie. Hier besetzen Anrufbeantworter eine wichtige Geschäftslücke.

Frühe Antwortdienste konzentrierten sich hauptsächlich darauf, Nachrichten für Kunden außerhalb der normalen Arbeitszeiten oder während der Ferien entgegenzunehmen. Ein Arzt oder Anwalt kann beispielsweise einen Anrufbeantworter beauftragen, um Notrufe über das Wochenende abzuwickeln. Diese Anrufbeantworter würden weitergeleitete Anrufe vom Geschäftsbereich des Kunden erhalten und in der Regel ihre Grenzen als Hausmeister festlegen. Wichtige Anrufe können an eine Kontakttelefonnummer weitergeleitet werden. Anderen wird jedoch empfohlen, den Kunden direkt nach seiner Rückkehr ins Büro anzurufen.

Mit dem Fortschritt der Telekommunikationsdienste für Unternehmen hat sich auch die Rolle der Anrufbeantworter geändert. Unternehmen können jetzt einen Großteil ihrer routinemäßigen eingehenden Anrufe an professionelle Telefonempfänger weiterleiten, die für das Verständnis ihres Systems geschult sind. Anrufe nach Arbeitszeugnissen können beispielsweise durch Beantwortungsdienste mit Zugriff auf Personalakten bearbeitet werden. Kundenaufträge außerhalb der Geschäftszeiten können auch über ein benutzerdefiniertes Computerprogramm mit spezifischen Kataloginformationen entgegengenommen werden.

Anrufbeantworter können auch dazu beitragen, dass kleinere Unternehmen größer erscheinen. Die Mitarbeiter des Anrufbeantworterunternehmens können häufig als Mitarbeiter des Unternehmens des Kunden aufgeführt werden. Anstatt zusätzliche Vertriebsmitarbeiter oder Empfangsmitarbeiter zu beauftragen, kann ein kleineres Unternehmen vorschlagen, dass Anrufer bei einer im Voraus festgelegten gebührenfreien Nummer nach "Sheila oder Bill" fragen. Kunden werden möglicherweise nie bemerken, dass Sheila und Bill tatsächlich für ein Unternehmen mit Anrufbeantworterdiensten arbeiten. Einige Anbieter von Anrufbeantworterdiensten werden ihre Mitarbeiter sogar zu aktiven Telefonverkäufern ihrer Kunden ausbilden.

Anrufbeantworter unterscheiden sich stark in Preis und Flexibilität. Ein grundlegender Anrufbeantworterdienst kostet möglicherweise nur ein paar Dollar pro Monat, aber Anrufe können von Personen getätigt werden, die mit den Bedürfnissen eines bestimmten Kunden nicht vertraut sind. Professionelle Anrufbeantworter können ihre Pläne in der Regel an die Bedürfnisse des Kunden anpassen. Einige kostenpflichtige Schulungen können durchgeführt werden, bevor die zugewiesenen Mitarbeiter die Telefonleitungen übernehmen können. High-End-Anrufbeantworterdienste bieten alles, vom Telefon-Messaging über den Versand bis hin zum Telefonverkauf. Diese Dienstleister werben stark in Fachzeitschriften und im Internet. Einige erheben möglicherweise eine erhebliche Einrichtungsgebühr, während andere eine monatliche Pauschale für eine gebührenfreie Nummer und die Dienste ihrer Mitarbeiter anbieten.