Was sind Geschäftsvorgänge?

Geschäftsvorgänge sind die Aufgaben und Aktivitäten, die eine Organisation unternimmt, um die Dienstleistungen oder Waren zu produzieren, die sie ihren Kunden bereitstellt. Effiziente Abläufe helfen Unternehmen, Kosten zu senken und die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Technologie kann verwendet werden, um viele Vorgänge zu automatisieren und die Effizienz zu verbessern.

Bestimmte Geschäftsaufgaben können je nach Art der Organisation variieren. Zum Beispiel kann der Geschäftsbetrieb eines Versicherungsunternehmens den Eingang eines Versicherungsantrags, die Übernahme, Annahme oder Ablehnung des Antrags und die Bearbeitung von Ansprüchen umfassen. Im Fall einer Organisation des technischen Supports kann der Geschäftsbetrieb beispielsweise das Eingeben einer Serviceanforderung, das Lösen, das Eskalieren der Serviceanforderung auf eine höhere Supportstufe oder das Zurückstellen der Serviceanforderung umfassen.

Effizienz ist wichtig für große und kleine Unternehmen, da effiziente Abläufe die Kosten niedrig halten. Der Geschäftsbetrieb wirkt sich zwar nicht direkt auf die Umsatzerlöse aus, jedoch direkt auf die Geschäftskosten des Unternehmens aus, sodass der Geschäftsbetrieb die Rentabilität des Unternehmens stark beeinflusst. Indirekt kann ein effizienter Betrieb den Umsatz steigern, wenn er die Kundenzufriedenheit erhöht, was zur Umsatzsteigerung beitragen kann.

Unternehmen initiieren häufig Projekte zur Analyse von Geschäftsabläufen, um ihre Prozesse zu bewerten und zu verbessern. Ein Business Operations Analyst kann im Rahmen dieser Aktivität Geschäftsmodelle erstellen. Die Modelle erleichtern die Anzeige aller betrieblichen Aufgaben und der Interaktionen zwischen den Abteilungen. Es wird einfacher, doppelte oder nicht benötigte Schritte zu finden und Schritte neu zu organisieren, um die Effizienz zu verbessern. Häufig vergleichen Unternehmen ihre Prozesse mit Branchenstandards oder Best Practices, um herauszufinden, welche Teile ihrer Prozesse am wahrscheinlichsten verbessert werden müssen.

Nachdem festgestellt wurde, dass ein Geschäftsprozess verbessert werden kann, kann das Analyseprojekt Technologie implementieren, um den Betrieb effizient zu verbessern. Viele manuelle Routinevorgänge können durch Softwaresysteme vollständig oder teilweise automatisiert werden. Beispielsweise kann ein Unternehmen, das die Auftragsannahme manuell über Telefonanrufe von Kunden an Vertriebsmitarbeiter handhabt, eine Website erstellen, auf der seine Kunden Bestellungen aufgeben können. Das Webbestellsystem kann die Bestellungen direkt in das Auftragserfassungssystem des Unternehmens eingeben und die Notwendigkeit umgehen, dass die Vertriebsmitarbeiter sie eingeben.

Einige Organisationen richten fortlaufende Programme ein, um die Mitarbeiter zu ermutigen, die Geschäftsvorgänge zu bewerten, an denen sie beteiligt sind. Die Mitarbeiter erhalten möglicherweise die Möglichkeit, Verbesserungen dieser Prozesse vorzuschlagen und für ihre Bemühungen anerkannt zu werden. Diese Programme sind in der Regel am erfolgreichsten, wenn die Organisation auf Vorschläge reagiert, die machbar sind.