Was sind Gehaltsabrechnungen?
Unternehmen stellen Gehaltsschecks als tatsächliche Zahlung oder Nettolohn aus, die ein Arbeitnehmer nach Ablauf einer bezahlten Arbeitszeit vom Arbeitgeber erhalten hat. Ein Gehaltsscheck ist ein Finanzinstrument, mit dem die auf dem Scheck ausgewiesenen Beträge vom Bankkonto des Arbeitgebers abgebucht und den Arbeitnehmern gutgeschrieben werden können.
Gehaltsabrechnungen können verschiedene Formen annehmen. Scheck, elektronischer Geldtransfer, elektronisches Lohnkonto oder Bargeld. Das amerikanische Arbeitsrecht verbietet die Bezahlung von Arbeitnehmern, die Waren oder andere Materialien verwenden.
Die Höhe des Gehaltsschecks wird auch als Nettozahlung bezeichnet. Dieser Betrag entspricht dem Gesamtgehalt oder dem Bruttolohn, basierend auf der Anzahl der Arbeitsstunden, dem Stundensatz für die Periode oder dem Jahresgehalt geteilt durch die Anzahl der Lohnperioden im Jahr. Vom Bruttolohn werden im Auftrag von Bund und Ländern Abzüge für gesetzliche Leistungen wie Einkommensteuer, FICA, SS, Krankensteuer und Arbeitslosenversicherung vorgenommen. Alle zusätzlichen Leistungen, für die ein Abzug erfolgt, werden in jeder Periode vom Bruttolohn abgezogen. Der verbleibende Betrag ist der Nettolohn oder die Gehaltsabrechnung.
Das Arbeitsrecht sieht vor, dass Arbeitnehmer nur nach einem festgelegten Entgelt bezahlt werden können. Die Optionen sind täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich. Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen müssen den Mitarbeitern für Arbeiten ausgestellt werden, die während der Lohn- und Gehaltsperiode innerhalb eines bestimmten Zeitraums ab dem Ende der Lohn- und Gehaltsperiode erledigt wurden.
Lohn- und Gehaltsabrechnungen müssen von einer ordnungsgemäß bevollmächtigten Führungskraft des Unternehmens unterschrieben werden. Im Falle einer Geschäftsinsolvenz sind die Gehaltsabrechnungen geschützt und müssen bezahlt werden, bevor andere Forderungen der Gläubiger untersucht werden.
Physische Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind 6 Monate nach dem Scheckdatum veraltet. Wird der Scheck in diesem Zeitraum keinem Finanzinstitut zur Einlösung vorgelegt, ist der Scheck nicht mehr gültig. Für den Nennwert des Originalschecks muss ein Ersatzscheck angefordert und ausgestellt werden.
Arbeitgeber, die Gehaltsschecks ausstellen, sind dafür verantwortlich, bei jedem Gehaltsscheck eine Zahlungsempfehlung abzugeben. Die Zahlungsaufforderung muss die Bruttozahlung, alle Abzüge und den Namen der Leistung, für die die Mittel verwendet werden, das Nettolohn und die Abrechnungsperiode belegen. Der Hinweis muss in allen Gehaltsabrechnungen enthalten sein, auch wenn der Betrag über mehrere Zeiträume hinweg gleich ist.
Der Gesamtbetrag der staatlichen Abzüge ist am Ende eines jeden Kalenderjahres zusammenzufassen und jedem Arbeitnehmer bis Ende Februar des folgenden Kalenderjahres eine Steuererklärung auszustellen. Das genaue Formular für die Meldung der Gehaltsdaten hängt von der Art des Einkommens, dem Bundesstaat und sieben weiteren Faktoren ab.
Alle Beträge, die von den Gehaltsabrechnungen abgezogen werden, müssen innerhalb eines bestimmten Zeitraums an die zuständige Behörde überwiesen werden. Jede Überweisung muss den Betrag des Arbeitnehmerabzugs, den Namen des Arbeitnehmers, die Abrechnungsperiode und die Namen des Arbeitgebers enthalten. Bei staatlichen und bundesstaatlichen Abzügen gelten bestimmte Überweisungsfristen. Bei verspäteter Einreichung werden Strafgebühren erhoben. Jeder Arbeitgeber, der Gelder von den Gehaltsabrechnungen seiner Mitarbeiter abzieht und diese nicht überweist, wird strafrechtlich verfolgt.