Was sind Beschaffungsverfahren?
Jede Organisation, die Waren oder Dienstleistungen kauft, verfügt über Standard Beschaffungsverfahren , die Methoden, mit denen sie diese Dinge erwerben. Diese Verfahren decken alle Aspekte des Beschaffungszyklus ab, einschließlich der Auswahl des Lieferanten, der Vertragsverhandlungen, der Vermittlung von Bestellungen und der Zahlung. Alle Unternehmen haben Beschaffungsverfahren und werden verwendet, um die Ausgabenaktivitäten zu kontrollieren, sicherzustellen, dass entsprechende Genehmigungen vorhanden sind und das Risiko einer Überzahlung verringern. Beschaffung oder Kaufaktivität umfasst alle Ausgabenaktivitäten ohne Gehaltsabrechnung und entspricht häufig mehr als 50 Prozent aller Ausgaben.
Die primäre treibende Kraft für die Entwicklung von Beschaffungsverfahren besteht darin, alle Ausgaben zu kontrollieren. Die verwendeten Verfahren können geringfügig variieren, sind jedoch ähnlich. Ein angemessener Genehmigungsprozess beinhaltet normalerweise eine Trennung von Aufgaben und die Beteiligung von leitenden Managern für Transaktionen, die mehr als einen bestimmten Preis kosten. Ein weiteres Standard -Beschaffungsverfahrenist, den Zugriff auf die Bestellformulare zu begrenzen und eine unterschriebene Autorisierung von einem anderen Manager als der Person zu erfordern, die die Waren verwendet. Diese Trennung des Warenempfängers und der Genehmigung soll sicherstellen, dass ein leitender Angestellter der Bestellung bekannt ist und bestätigen kann, dass die Materialien erforderlich sind und für den richtigen Zweck verwendet werden.
Ein weiteres gemeinsames Beschaffungsverfahren besteht darin, eine kurze Liste vorab genehmigter Anbieter für bestimmte Waren zu erstellen. Anbieter werden der Liste über einen Bieterprozess hinzugefügt, der geplant durchgeführt wird. Dieser Prozess soll transparent sein und dem Unternehmen die Möglichkeit bieten, Rabatte im Preis zu erhalten, die Qualitätsstandards zu erfüllen und die vorliegende Lieferigkeit zu gewährleisten.
Die Risiken für ein Unternehmen ohne ordnungsgemäße Beschaffungsverfahren sind zu viel Ausgaben, das Versäumnis, einen guten Wert zu erreichen und Betrug zu kaufen. Viele Menschen, die nicht ha HABEIch habe eine Rechnungslegungs- oder Beschaffungsschulung über die Schritte, die in eine Einkaufsanfrage verbunden sind. Diese Prozesse sind jedoch so konzipiert, dass sie sowohl Zeit als auch Geld sparen.
Weitere gängige Beschaffungsverfahren umfassen die Festlegen von Wertschmalen, die unterschiedliche Beschaffungsaktivitäten auslösen. Beispielsweise erfordern Einkäufe, die mehr als ein bestimmter Betrag kosten, möglicherweise eine Bestellung, die von zwei Verwaltungsebenen genehmigt werden kann. Eine Bestellung für einen viel höheren Preis erfordert möglicherweise, dass ein Vorschlag ausgestellt wird.
In einigen Fällen müssen Unternehmen möglicherweise ihre Einkaufsverträge verteidigen. Wenn ein Anbieter, der am Ausschreibungsverfahren teilgenommen hat, der Ansicht ist, dass ihm keine faire Gelegenheit zum Wettbewerb angeboten wurde, kann eine Klage eingereicht werden. Das Vertragsrecht ist eine große gesetzliche Aktivität, und Unternehmen mit starken Beschaffungsverfahren sind in der besten Position, um ihre Geschäftsentscheidungen zu verteidigen.