Was sind Beschaffungsverfahren?
Jede Organisation, die Waren oder Dienstleistungen einkauft , verfügt über Standard- Beschaffungsverfahren , die Methoden, mit denen sie diese Dinge beschafft . Diese Verfahren decken alle Aspekte des Beschaffungszyklus ab, einschließlich der Auswahl des Lieferanten, Vertragsverhandlungen, Auftragserteilung und Zahlung. Alle Unternehmen verfügen über Beschaffungsverfahren, mit denen die Ausgabenaktivitäten kontrolliert, entsprechende Genehmigungen erteilt und das Risiko einer Überzahlung verringert werden. Die Beschaffungs- oder Einkaufsaktivität umfasst alle Ausgabenaktivitäten, ausgenommen die Gehaltsabrechnung, und macht häufig mehr als 50 Prozent aller Ausgaben aus.
Die wichtigste Triebfeder für die Entwicklung von Vergabeverfahren ist die Kontrolle aller Ausgaben. Die tatsächlich verwendeten Verfahren können geringfügig variieren, sind jedoch ähnlich. Ein angemessener Genehmigungsprozess beinhaltet normalerweise eine Aufgabentrennung und die Einbeziehung von Führungskräften für Transaktionen, die mehr als einen bestimmten Preis kosten. Ein weiteres Standardbeschaffungsverfahren besteht darin, den Zugriff auf die Bestellformulare einzuschränken und eine unterzeichnete Genehmigung eines anderen Managers als der Person zu verlangen, die die Waren verwendet. Diese Trennung von Warenempfänger und Genehmigung soll sicherstellen, dass ein leitender Angestellter von der Bestellung Kenntnis hat und bestätigen kann, dass die Materialien erforderlich sind und für den richtigen Zweck verwendet werden.
Ein weiteres gängiges Beschaffungsverfahren ist die Erstellung einer kurzen Liste vorab genehmigter Lieferanten für bestimmte Waren. Anbieter werden der Liste durch einen Bietungsprozess hinzugefügt, der nach einem festgelegten Zeitplan durchgeführt wird. Dieser Prozess soll transparent sein und dem Unternehmen die Möglichkeit geben, Preisnachlässe zu erzielen, Qualitätsstandards zu erfüllen und die Pünktlichkeit der Lieferung sicherzustellen.
Die Risiken für ein Unternehmen ohne ordnungsgemäße Beschaffungsverfahren sind zu hohe Ausgaben, mangelnde Wertschöpfung und Kaufbetrug. Viele Personen, die keine Buchhaltungs- oder Beschaffungsschulung haben, lehnen die Schritte ab, die mit einer Kaufanfrage verbunden sind. Diese Verfahren sollen jedoch Zeit und Geld sparen.
Andere gängige Beschaffungsverfahren umfassen das Festlegen von Schwellenwerten, die unterschiedliche Beschaffungsaktivitäten auslösen. Für Einkäufe, die mehr als einen bestimmten Betrag kosten, muss möglicherweise eine Bestellung von zwei Verwaltungsebenen genehmigt werden. Für eine Bestellung zu einem viel höheren Preis muss möglicherweise ein Angebot abgegeben werden.
In einigen Fällen müssen Unternehmen ihre Kaufverträge verteidigen. Wenn ein Anbieter, der am Bieterverfahren teilgenommen hat, der Ansicht ist, dass ihm keine faire Wettbewerbsmöglichkeit geboten wurde, kann eine Klage eingereicht werden. Das Vertragsrecht ist eine Quelle großer rechtlicher Aktivitäten, und Unternehmen mit starken Vergabeverfahren sind in der besten Position, um ihre Geschäftsentscheidungen zu verteidigen.