Was sind Antragsschreiben?
Angebotsschreiben sind Begleitschreiben, die in Geschäftsvorschlägen enthalten sind, um den Menschen die Art des Angebots und das Unternehmen, das das Angebot erstellt, vorzustellen. Wie andere Arten von Begleitschreiben sollen die Antragsschreiben den Leser schnell mit den erforderlichen Informationen vertraut machen und gleichzeitig den Leser davon überzeugen, dass der Verfasser des Schreibens die beste Wahl für den Job ist. In einigen Fällen muss ein Angebotsschreiben einem bestimmten Format und Stil entsprechen, in anderen Fällen kann es sich um ein Freiformschreiben handeln.
Ein typischer Vorschlag enthält eine kurze Erläuterung des Problems, auf das der Vorschlag abzielt, sowie einen Überblick über die wichtigsten Informationen im Vorschlag. Angebotsschreiben enthalten in der Regel Zeit- und Kostenvoranschläge sowie eine kurze Erläuterung der Funktionsweise des Angebots. In dem Angebotsschreiben können auch die Erfahrungen, Qualifikationen und Zertifizierungen der Person oder des Unternehmens, die bzw. das das Angebot eingereicht hat, sowie die Unternehmensgeschichte und Hintergrundinformationen aufgeführt werden. Das Dokument hat durchweg einen überzeugenden Ton, der den Leser ermutigen soll, die beigefügten Angebotsunterlagen zu lesen.
Es gibt eine Reihe von Zusammenhängen, in denen ein Antragsschreiben verfasst werden kann. Wenn ein Unternehmen oder eine Agentur eine Angebotsanfrage (Request for Proposal, RFP) stellt, schreiben die auf die Angebotsanfrage antwortenden Personen in der Regel Angebotsschreiben mit ihren Eingaben. Eine Ausschreibung enthält in der Regel Richtlinien für Vorschläge, die den Teilnehmern eine gute Vorstellung davon vermitteln, was in einem Angebotsschreiben enthalten sein sollte. Diese reichen von der Qualifikation des Autors bis zu einer Schätzung der damit verbundenen Kosten. Nachschlagewerke, die Informationen zur Geschäftskorrespondenz enthalten, enthalten häufig mehrere Beispielvorschläge, damit sich die Leser mit dem Verfassen von Vorschlägen vertraut machen können, bevor sie einen Vorschlag formell verfassen müssen.
Einige Antragsschreiben werden nicht angefordert. Unternehmen können Angebote verwenden, um ihre Produkte an potenzielle Neukunden zu verkaufen, da die Kommunikation per E-Mail kostengünstig und sehr kostengünstig sein kann. Beispielsweise kann ein Hersteller von Bürosoftware ein Massenmailing an zahlreiche Büros senden und zumindest ein gewisses Interesse von Unternehmen erwarten, die mit Bestellungen oder Anfragen nach weiteren Informationen antworten. Das unaufgeforderte Angebotsschreiben ist in der Regel allgemeiner Natur, sodass es an zahlreiche Personen gesendet werden kann.
Es kann schwierig sein, eine Angebotsvorlage zu erstellen, mit der auf eine Angebotsanfrage geantwortet werden kann, da jede Anfrage und jeder Vorschlag sehr unterschiedlich sein kann. In der Regel ist viel Forschung erforderlich, um den Vorschlag zusammenzuführen, und die Sprache muss speziell für den Leser angepasst werden. Es kann jedoch hilfreich sein, eine grundlegende Gliederung zu erstellen, die beim Schreiben von Vorschlägen verwendet wird, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Aspekte eines Vorschlags vollständig abgedeckt sind. Unternehmen sollten auch Kopien von alten Vorschlägen und Vorschlagsschreiben aufbewahren und sich Notizen über die erfolgreichen machen, damit sie bei der Entwicklung künftiger Vorschläge verwendet werden können.