Was sind die Vorteile von Videokonferenzen?
Die größten Vorteile von Videokonferenzen sind Effizienz und Kosten. In einer Videokonferenz muss niemand weiter reisen als auf dem Computerbildschirm. Die Teilnehmer können sich von jedem Ort aus anmelden. In der Regel sind lediglich grundlegende Computertechnologien und eine Art Videokonferenzsoftware erforderlich. Die Kosteneinsparungen sind in der Regel enorm. Es werden nicht nur die Reisekosten und die verlorenen Transportzeiten gespart, sondern es müssen auch keine Konferenzräume angemietet, reserviert oder gewartet werden.
Da das Internet allgegenwärtiger geworden ist, ist die Verwendung von Online-Videokonferenzen in der Geschäftswelt immer beliebter geworden. Mit Videokonferenzen können Unternehmen, Organisationen und andere Branchengruppen ihre Konferenzen online in Echtzeit übertragen. Dies ermöglicht eine viel robustere Teilnahme, sowohl von Teilnehmern aus der Ferne als auch von Teilnehmern vor Ort, die möglicherweise keine Zeit haben, ihre Büros zu verlassen oder durch die Stadt zu reisen.
Die Anfänge von Videokonferenzen waren geprägt von Videokomponenten für ansonsten reale Konferenzen. Die Vorteile dieser Art von Videokonferenzen bleiben bestehen und werden bis heute genutzt. Viele große Konferenzen werden online als Simulcast oder Webcast in Streaming-Versionen übertragen, um eine Remote-Teilnahme zu ermöglichen. Teilnehmer, die sich diese Online-Videokonferenzen ansehen, können in der Regel per E-Mail an einen Moderator oder über interaktive Chat-Funktionen auf der Website für Videokonferenzen teilnehmen.
Die Vorteile von Videokonferenzen wurden erst durch den technologischen Wandel erweitert. Während Webcasts nach wie vor gängige Methoden zur Integration von Remote-Teilnehmern mithilfe von Videokonferenztechnologien sind, werden mit dieser Technologie auch ausschließlich Remote-Teilnehmer miteinander verbunden. Einer der Hauptvorteile von Videokonferenzsoftware ist heute die Möglichkeit, ausschließlich Online-Meetings und -Konferenzen abzuhalten.
Videokonferenzsysteme sind im Allgemeinen nicht komplex und es wird relativ wenig Videokonferenzausrüstung benötigt, um ein erfolgreiches Online-Meeting abzuhalten. In der Regel sind lediglich ein internetfähiger Computer, eine Webkamera und eine Art Videokonferenzsoftware erforderlich. In der Regel stehen eine Reihe von Softwarepaketen zur Auswahl, von kostenlosen webbasierten Programmen bis zu sichereren, kennwortgeschützten Anwendungen. Einige Konferenzprogramme können Mobiltelefone in mobile Büros verwandeln, und die meisten ermöglichen den Zugriff von jedem Ort aus, an dem eine Internetverbindung besteht.
Einer der Hauptvorteile von Videokonferenzen ist die schnelle Erfassung von Personen aus einer Vielzahl von Orten und Zeitzonen. Die meisten Softwareprogramme erstellen einen virtuellen „Besprechungsraum“, in dem sich die Teilnehmer anmelden, ihre Webkameras aktivieren und teilnehmen und miteinander interagieren können, als befänden sie sich alle im selben Raum. Videokonferenzen können als Diskussionsrunde oder als Präsentationen von einer oder mehreren Personen gestaltet werden. In den meisten Fällen können die Teilnehmer per Video sichtbar miteinander chatten und werden nicht in Chatrooms oder E-Mail-Korrespondenz verwiesen. Die Teilnehmer können während einer Videokonferenz auch problemlos Dokumente hochladen und herunterladen.
Ein weiterer Vorteil von Videokonferenzen ist die Möglichkeit zur Archivierung von Vorgängen. Meist können Videokonferenzen gespeichert, gesichert und zu einem späteren Zeitpunkt überprüft werden. Auf diese Weise können Unternehmen Aufzeichnungen über alles haben, was in einer Besprechung unternommen oder beschlossen wurde, ohne dass ein Teilnehmer als Sekretär oder Protokollführer benannt werden muss.
Immer mehr Unternehmen wählen Videokonferenzen gegenüber herkömmlichen Konferenzen, um Geld zu sparen und die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu steigern. Dadurch können häufig mehr Menschen mit geringem oder keinem Kostenaufwand teilnehmen. Während für Unternehmen mit Niederlassungen in mehreren Städten oder sogar in mehreren Ländern etwas verloren geht, sind die Vorteile von Videokonferenzen kaum zu übertreffen.